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解决方法：

公文（公务文书）管理在机关工作中是一项十分重要的内容，同时也是机关文书工作的重要环节。机关公务的处理，离不开对文件的办理，因为各机关单位要利用公文来传达意图，进行沟通和公务联系。可以说公文管理是一项思想性、政策性、业务性都很强很专的工作。
1.1 公文的定义与特点
公文
是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。

公文结构
我国现行公文的结构，一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、公文份数序号、发文机关、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期等部分组成。

公文的特点
公文由法定的作者制成和发布。
公文具有法定的权威和效力。
公文具有特定的体式。
1.2 公文的种类与体式
从公文的制发机关和公文的性质来划分：法规公文、行政公文、党内公文、报请性公文、知照性公文
从行文关系上来划分：上行文、下行文、平行文
从公文的保密要求分：绝密件、机密件、秘密件
从公文的阅读范围分：公布性公文、保密性公文、内部公文
从公文的使用范围来划分：专用公文和通用公文。
1.3 发文处理程序
发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、整理归档等。

拟稿、审批、审核
拟稿：拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。
审核：公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。

公文审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和撰拟公文的有关要求，是否符合有关的格式规定等。

签发、复核、缮校

签发：签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。
签发文件的原则：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。

复核应重点检查的内容是：重点检查一下文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

缮校：是指对发文的缮印和校对工作。

用印、封发和传递

用印和签署：是证明公文生效的标志。

印章的标识一般有以下三种情况：
A由单一机关制发的公文，应将印章端正、居中压在成文日期的上面。
B如果是联合行文，需加盖两个印章，应将主办机关排在前面，将成文日期拉开，两个印章压在成为日期上，但两枚印章不能相压。
C联合行文需要加盖三个以上的印章时，主办机关排在前面，其他各机关依次排列，压在成文日期上。每排最多排三个。

封发：封发是文件形成的最后一个环节，是指文件的封装和发送。
现行文件的传递途径有：机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等途径。

1.4 收文处理程序
收文处理程序包括：文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。

签收和登记

签收：是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”。

签收文件要注意“四查”：
一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；
二查来文封套有无拆封或破损现象；
三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；
四查所列文件总件数与实有件数是否相符。

登记的主要作用是：
便于管理和保护文件，防止积压丢失。
便于查找和检索文件。
便于文件的统计和催办工作。
作为核对与交接文件的依据。

文件登记的方式有三种：簿册式登记、片卡式登记、联单式登记

拟办、传阅和批办

拟办：是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。
批办：是对收文处理所作的批示。

承办、催办和注办

承办：是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。
催办：催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。
注办：注办指的是对文件的承办情况和承办结果所作出的说明。
1.5 归档文件整理规则

整理单位：将归档文件以件为单位进行文件级整理，件成为归档文件的基本整理单位。

质量要求：整理归档文件的质量要求是：归档文件应齐全完整。

装订：归档文件应按件装订，一方面从实体上最终确定以件为单位的形态，另一方面固定文件的页次，有效地保护文件，并方便保管和利用。

分类：归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

排列：通过排列可使归档文件进一步系统化。

编号：归档文件编号使之将归档文件在全宗中的位置加以确定，并以归档章的形式在归档文件上注明。

编目：编目是指编制归档文件的目录。编目可以反映全宗内归档文件的内容体系，为档案的保管、鉴定、检索和利用等方面提供便利。

装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

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