事实上，我们很难从单纯的技术体系角度来区分两者，它们的关系更多的是基于管理理念和实际应用层面上的，两者之间既有区别，也有交叉和关联，还有一个谁超越谁的层面。
      从既有的概念上来说，OA是办公自动化的英文简称，从字面上理解，它至少包含两层意思：第一层是 “ 办公 ” ，我们首先想到的是 “ 公文流转 ” 、 “ 档案管理 ” ，这也是起源于政府收发文的 OA 的典型特征，也可以说是 OA 的主要管理对象；第二层是 “ 自动化 ” ，即将一些原有的纸张信息和手工工作进行电子化，目标是提升企业办公的效率。
而知识管理相对于OA办公系统而言算是新概念，尽管在中国也经历了一个不短的发展时期。它的产生一方面是由于外部环境的变化，即工业经济时代向知识经济时代的转变；另一方面是企业认识到知识作为智力资本，将带来可观的效益，并成为企业持续性发展的重要动力。 从斯维拜（ Karl E Sverby ）对知识管理的定义 “ 利用组织的无形资产创造价值的艺术。”上来看，知识管理也至少包含了两层意思：第一层是 “ 无形资产 ” ，这就是说知识往往以无形的形态存在，本质是内化的智力和能力，因而知识管理的对象区别于有形的传统资源管理；第二层是“ 创造价值 ” ，知识管理正是要将知识作为特殊的产品，进行开发、利用和增值，目标是通过知识管理提升企业发展的内动力。
     如上所述，OA办公系统和知识管理的区别首先在于两者的管理核心和范围不同，前者是对企业办公过程中产生的一些有形的信息和日常的办公流程进行管理，以提升办公的效率和企业管理的规范性，因此它更多的关注既有的文档、资产等这样一些有形物质资源，强调的是 “ 有序化和规范化 ” ；后者是对企业的知识，也就是智力资本（包括以各种有形形态存在的显性知识和存在于人头脑中的隐性知识）进行管理，以通过对其的最大化开发和利用提升企业的能力，它关注的是知识的载体（人）和知识的利用（过程），强调的是 “ 灵活性、关联性和可转化性 ”。其次，两者的区别还在于 OA 更多的是一种技术手段，一种信息平台，而知识管理除了技术之外，还包含了企业更高层面的管理体系和方法论。从这个意义上来看，知识管理又是超越于OA的。 OA 管理的对象是单纯的信息，而知识管理的对象则上升到知识，即智力资本，它能更有力的支持企业的运营和发展。