宏远集团：协同软件助其实现精细化管理

作为陕西知名的建筑公司，陕西宏远建设（集团）有限公司（简称宏远集团）把2013年看的很不一般，因为在这一年里，公司定下了目标，希望能够进一步推进精细化管理，借助协同软件，将管理流程规范和标准化，将目标落到实处。2013年更被定为企业“形象化、标准化、信息化”管理年。宏远集团是以工业与民用建筑为主的综合性专业施工企业，具有国家房屋建筑施工总承包壹级资质，及市政、机电、公路、水利等总承包资质。在安康地区设有房地产开发公司、商品混凝土公司、建材物资公司、建材检测公司，并在近年来先后组建了北京等六处省、市级分支机构。 2013年1月，宏远集团正式启动办公自动化（OA）项目，并明确了对协同软件的核心需求，即能随着企业的不断改革、业务流程的优化，而企业信息化技术人员能实现自行优化、定制业务表单及流程，并通过信息积累自定义业务数据统计分析，以及人性化的操作。经过多轮的市场调查及筛选，宏远集团最终选定了致远协同管理软件，并于2013年4月开始试运行。经过半年的实施推广，使企业内部信息、沟通更透明，各业务决策、管理更高效，取得了企业内外一致认可。很好地被满足，为项目管理的信息化、精细化打下了坚实的基础。 在今年10月的致远用户大会上，宏远集团的代表为与会嘉宾讲述了协同软件与企业精细化管理的故事，更分享了集团通过致远OA系统所实现的项目管理功能的其中四个方面，极具参考价值。 这四个亮点分别是： · 质量和安全隐患整改单 · 施工组织设计、施工专项方案审批 · 工程项目信息总表 · 项目成本管理   一、质量和安全隐患整改单 质量和安全隐患整改单的使用部门是工程管理部和项目部。该业务主要用其来实现工程部对项目部下发隐患整改要求，项目部就整改情况提交整改回复，工程部通过项目部的整改回复描述及上传图片进行远程整改验收确认。另外，OA还会根据合计项自动计算月检评分，季度汇报时通过OA导出各月评分，作为季评奖罚依据。 它的应用亮点主要有以下几点： 在一张表单中整合了传统的三个表单的内容及步骤 确保整改要求、回复、验收，各环节的对应及闭合 通过图文并茂方式增强问题描述的形象性及针对性 通过关联选择设定的严重程度代码列表（通过业务生成器定制的无流程表单）实现隐患问题的分类统计，根据隐患严重程度及整改落实情况，OA自动计算月检得分 · 通过统计功能获得各项目部月评得分，作为季评奖罚依据   二、施工组织设计、施工专项方案审批 施工组织设计、施工专项方案审批的使用部门是工程管理部、项目部、技术信息中心。 项目部申报施工组织设计、施工专项方案过程中，方案依据工程部、技术信息中心提出修改意见修改并重新申报时，必须保留原审批意见，方便再审时，审批人员根据上次批复确认方案是否修改到位。 因此，这个流程在应用上的技巧比较特殊，它通过增加发起者节点避免回退至发起者的待发事项，同时要求审批组审批时暂存待办，确保所有人均提供修改意见后由最后审批者回退，实现了相关功能。另外，还可以通过统计功能查询不同项目部的方案报审情况。   三、工程项目信息总表 工程项目信息总表的使用单位为工程管理部、技术信息中心、项目部、合同科、结算中心。 这张超级总表，可以实现以项目部为单位汇总相关信息：合同信息、工程管理信息、工程款信息等，使得公司领导、相关人员能随时监管工程情况，并查看各信息的多项目横向对比、跨业务流程的纵向关联分析。   通过较简单的操作方式让各业务部门将项目的信息汇总，同时通过权限设置使各业务部门基于同一项目信息表进行各自的业务管理，可进行多项目横向统计对比、单项目纵向穿透查询，极大地方便了项目统计和管理。 四、项目成本管理表 项目成本管理表的使用部门为项目部、造价部、财务部、工程部。主要用于项目各成本相关流程审批、相关台账记录以及项目成本、利润统计及分析方面。 项目成本管理的应用亮点可以归纳为以下几个方面： · 基于一个通用表单，包含了造价预算、支出、收入、计划申报、资金往来、现场台账（材料、工具、固定资产进出场、使用消耗等）六大类，共44个流程。并通过初始值设置，使表单根据不同流程自动生成不同标题、表头及表单注意事项。确保所有成本相关业务流程能基于同一表单实现并生成数据信息，以实现统计分析。 · 通过业务生成器，定制不同岗位的快捷标题栏，方便操作。 · 为确保数据结构分类一致性，以便统计分析，重复表填写时通过关联分部分项列表、施工部位列表及成本分类信息表来约束。 · 成本分类信息表分权限维护（造价部、财务部及项目部），以便各部门、项目部根据实际情况录入、修改具体名目信息。 · 通过成本分类框架及计量单位列表关联约束，确保不同部门、项目部对成本信息分类表的结构分类一致。 根据统计分析所需加减关系，在重复表中设置了三列隐藏的正/负系数、数量及合计金额，使统计时通过自动筛选，可进行预设的加减法，获得相应成本分析（如：库存清单分析，筛选入库登记、出库登记、退库登记、盘点登记、丢失登记，数据采用隐藏列二的数量、合计金额，而在不同流程信息登记时其系数、数量及合计金额分别为入库登记（正）、出库登记（负）、退库登记（正）、盘点登记（负）、丢失登记（负），最终实现筛选后统计加减） 在致远协同管理软件上线的过程中，在管理流程与企业实际办公流程逐渐交融并规范的过程中，宏远集团也收获了很多执行过程中的经验，颇为珍贵。例如: 在使用信息化软件时，信息化技术人员应：研究、测试、了解软件工具的功能、逻辑，尽可能挖掘软件得潜在用途及功能；用“搭积木”的方式去创造更深层次的应用；充分利用积累的信息数据实现统计分析功能；将各业务流程紧密结合一起，实现信息整合及业务流程协同。 在推行信息化建设初期，信息化管理人员应：不强求“一步到位”，而是通过“小步快跑方式”，逐步推行各业务流程功能，并以“使大家办事更方便”为原则，选择首批推行的项目，获得员工支持，便于下一步业务功能推广（如请休假、考勤、报销、付款）；测试阶段主动担当各业务部门的“临时文员”，自行操作实施相关OA业务功能一个阶段（亲身体会功能中是否存在欠妥的地方，第一时间解决问题；让员工、领导体验感觉其管理效益，同时获得认可后再将业务职责推行到相关部门责任人；如合同审批、网上公文收集、知识文档）。 在推行信息化建设过程，信息化管理人员还需要：经常通过“换位思考”的方式了解使用者、管理者对OA业务功能的需求，提前策划方案、实施后跟踪优化（如快捷功能、统计列表）；经常与各业务部门交流，学习了解各业务流程、管理办法、信息化需求，将信息化与业务紧密结合（如成本管理体系中施工现场与预算造价体系的关联）；最终将信息化建设提升到企业经营管理模式革新的层面，将信息化建设与企业经营管理相结合形成一个大系统。 通过以上具体的人性化的做法，OA软件逐渐在宏远集团生根发芽，发挥出更大的作用，另外，也有力地将精细化的管理方法推行开来，帮助集团逐步完善企业信息化的构想，加速运营管理的改革，实现宏远蓝图。