成都金海置业有限公司：超级表单——致远V5出奇制胜的法宝

2013年，致远最新的协同管理软件V5横空出世，成都金海置业有限公司作为致远的优质合作伙伴，成为了首批应用客户。从2009年开始，金海便与致远有了亲密接触，合作开始于A6，四年的并驾齐驱，四年的交互融合，金海日臻成熟发展壮大，致远也脱胎换骨推出全新的协同管理平台V5。这些年间，随着协同管理软件功能的增加和强化，金海的软件应用创新也在一直持续，其自身工作流程的更新优化、整合提升也在不断地进行，工作表单模板的标准化应用已深入人心，工作协同程度已日臻一致。2013年，金海开始进行集团化改造，与此同时与致远加强合作，抢先部署最新的A8-V5 集团版，在9月1日正式上线投入使用，并于10月11日在全国第一个完成了V5版本的验收，如此协同应用与管理也进入全新时期。 对于V5，金海给予了很高的评价，在他们不懈钻研与尝试下，利用V5的新功能打造出了“超级表单“，使其内部管理更高效快捷、更省时。在10月25日的致远用户大会上，金海的代表吴忠先生，为与会嘉宾介绍了“超级表单”的详细情况，嘉宾们在观摩后给予了高度评价，并将这些“超级表单”誉为V5出奇制胜的法宝。 在致远众多的用户中，金海的表单应用相当出色，其特点有：界面上标准制作、美观统一、清爽简约；功能上智能易用、自动填充、严格判断；流程上力求通用、严谨分支、调整灵活。在金海看来，表单是协同管理软件的灵魂，只有高质量的表单才能保障高质量的管理。2013年，金海在升级A8-V5集团版过程中，所有表单完全重新制作，在沿袭原有表单特点、特性的同时，大量利用V5平台中的新功能，使得原有的表单也进行了一次升级，从而打造出了“超级表单”。这些“超级表单”，是在V5之前版本的协同上无法实现的，应该说是V5这个“超级协同”诞生出了“超级表单”，“超级表单”所展现的诸多亮点都是V5平台优异特性的呈现。 “超级表单”可以“一表多用、一表多能”，它能大大减少管理、维护的工作量；它带给使用者的感受是更加的简便，其高度的智能化大大减少使用者填写错误的可能，其超强的适应性大大避免自建协同所带来的风险与不确定性。“超级表单”是提高工作效率、提高工作质量的法宝。 一、V5表单应用新功能四大“相当” 1. 意见回写相当完整 功能： 将表单审核、审批人员的在意见框中录入的内容完整回写到表单中指定的位置。 应用亮点与管理价值： (1)避免审核、审批人员多处录入意见，提高效率的同时减少错误； (2)回写的同时记录审核、谁批人员姓名与处理的日期时间，让意见更一目了然； (3)对于需要打印的表单，只需打印表单本身即可，不必再打印“处理意见”，减少办公开支。 2. 校验规则相当智慧 功能： 对表单数据域中填写的内容进行校验检查，对填写的内容不符合预置要求的加以提醒，防止表单中填写的内容不准确或者错误。 应用亮点与管理价值： (1)避免填写了不准确、错误的内容后发起表单，提高效率的同时减少错误； (2)可以强制性地将公司管理制度中的规定、要求落地到表单中； (3)提醒员工出错的原因，告知如何修正不准确、错误的内容。 3. 计算公式相当强大 功能： (1)除了根据表单中的表单数据域进行数值计算外，还可以根据表单中的表单数据域、组织机构变量、日期变量、系统数据域进行文本字符串的动态组合； (2)除了进行单条件下的数值计算和动态组合外，还可以根据表单数据域、组织机构变量、日期变量、系统数据域的数值、文本进行条件判断，设置不同情况下的数值计算或动态组合公式。 应用亮点与管理价值： (1)表单中的文本字符串可以按设置的要求进行赋值、组合； (2)可以根据实际需要进行多条件判断，不同的条件设置自身对应的计算公式，从而得出不同条件下所对应的数值或文本字符串，轻松的实现“多位一体”； (3)可以强制性地将公司管理制度中规定的计算方式落地到表单中进行自动计算，提高效率的同时减少错误。 4. 高级权限相当灵活 功能： 根据表单中的表单数据域、组织机构变量、日期变量、系统数据域的数值、文本进行条件判断，设置不同情况下表单中不同控件的浏览、编辑、隐藏及必填属性。 应用亮点与管理价值： (1)表单中的控件在不同的情况下，其浏览、编辑、隐藏、必填属性可以进行变换； (2)通过对表单控件属性进行变换，可以根据实际情况调控控件的数据录入，提高效率的同时减少错误； (3)通过表单中控件的联动，可以定制出表单中的开关，达到“灵动开合”的效果，实现诸如“零申报”等功能，方便使用。 二、“超级表单”实例 1. 多位一体 在V5协同诞生之前，可能因为表单内容的些许不同，就要制作不同的表单（如职务层级不同，评核内容就不同，但是评核方式差异不大）来适应工作的需要，维护起来相对不是那么便利；同时，表单的查询也不是很方便。 在V5平台下，通过高级权限设置，将原本要显示的内容保存到表单数据域中，根据不同的条件情况显示不同的内容，很容易地将多个表单合并，如此“多位一体”，查询统计再也不是什么难事。 2. 灵动开合 在填写表单时，经常会进行诸如“是否”、“有无”一类的判断，并且往往需要进行唯一性选择。在实际情况中，有可能 一个选项所对应的填写内容都有所不同。因此，设置开关，调整不同情况下各个表单数据域的属性（浏览、编辑、隐藏、追加及必填），能够使填写表单轻松不少，免去了很多面对表单数据域录入数据时思前想后的烦恼。 在V5平台下，通过高级权限设置，很容易地将单选按钮变成灵动的开关，让表单也跟着灵动起来。比如，给作为开关的单选按钮给定初始值，填写界面就呈现出默认的样式（往往是最常用的样式）。 3. 真情交互 表单在审批中、审批后，有必要将事中处理情况、事后执行情况记录到表单中，如此才能完整地体现一个工作流的审核、审批、执行的整体记录，便于今后对于相关工作的回顾与查证。 金海的表单大量地做了交互使用，很多工作流完成审批后，会回到发起人手中，交由其填写处理的情况；或者传递到相关的员工手中，完成应履行的工作（如请假后销假、给合同盖章、收回借阅资料等），之后由该员工记录其处理的情况。如此可以把某项事务的审核、审批过程及其之后的处理、进展情况完整地记录到表单中，使员工处理工作事务能自觉反馈，员工之间得到更好的交互体验。部分表单更是将相关附件连带制作，审批完成后，相关的附件文件也自动生成完毕，直接打印后即可使用，避免了二次填写可能造成的错误。 如此，表单能将工作事务的真实情况完整地记录下来，方便今后的查询，并且审批之后的后续工作得以记录，很容易落实处理责任，避免“审批过程没问题，审批之后出问题”的现象发生。 4. 无敌万用 自建协同流程是不少协同软件使用者为之着迷之处，因为这带来了不少的方便快捷。然而，正是因为自建，很难控制使用者不遵守公司制度、流程、权限随意创建协同，由此可能产生不可规避的错误（包括客观的软件使用不熟、制度权限掌握不够，以及主观故意的绕开审核等等），并且由于不能查询统计自建协同，很难掌握使用者自建协同的情况，事后的查询检索也相当困难（若出现相关人员离职等情况）。因此，金海一直致力于模板表单制作，以此尽可能使员工少自建协同，从而使工作事务流程更加规范。 在V5平台下，金海毫不迟疑地关闭了除高层员工、部门负责人以外员工的新建协同权限。为了不由此带来工作的不便，《文件呈递与审批单》被催生出来，它基本替代了新建协同的功能，融合了文件呈递、文件审批的功能，同时在审批时还可以进行会签，使用者可根据具体的实际情况选择文件只呈递、只审批、只会签审批、审批后呈递、会签审批后呈递。如此，事务的审批能很好地适应公司的制度、流程与权限，因此这个表单可谓“无敌万用”。 致远协同办公系统已伴随金海同行了四余年。这些年，恰恰是金海发展日渐快速、管理日臻完善的时期，致远协同办公系统真切见证了这一切，也见识了金海员工不断挖掘系统潜力的努力、不断开发系统应用的心力、不断发挥系统实力的能力。 “向软件要效益”已不再是想象，金海这几年的变化中， 协同办公系统发挥的作用、给予的贡献影响深远。协同办公的理念已深入金海的骨髓，深入金海员工的心灵，协同办公系统已成为金海不可或缺的一部分。 今天的金海已在向集团化企业迈进，信息化管理也将更上一个台阶。致远协同办公系统已完成了从A6 3.0企业版到A8-V5集团版的升级，她将伴金海继续前行，去迎接更加美好的明天！