嘉华企业：用协同实践德鲁克的管理精髓

德鲁克在《管理》一书中提到，“最好的领导首先是最卓有成效的管理者”，那些一味追求领导而不善管理的人对组织或社会都非常危险。从实践上来说，管理的本质不在于“知”而在于“行”。而对于企业管理者来说，大多是“知易行难”。最头疼的事莫过于空有一腔肝脑涂地的管理热情和创新实用的管理思想而不得以施展，此地徒留空余恨。 管理在中国如何落地？意识形态的“知”与管理实践的“行”如何协同发挥管理的魅力？协同化的组织具有怎样的行为特征和潜能？本期，四川嘉华企业运行与管理部门CIO李春雷用亲身经历为您讲述管理有效落地的秘诀和协同组织管理的经验分享。 四川嘉华的信息化现状 四川嘉华企业（集团）股份有限公司是能源工程领域里非金属特种工程材料制造商和应用解决方案提供商，总部位于四川省乐山市大佛景区。公司现有下属全资及控股子公司11家，分别位于华北（石家庄）、西北（银川）、四川（成都、乐山、西昌）、重庆等地。2008年6月，嘉华引入新天域、软银等四家基金公司，正式转型为中外合资股份有限公司。 “我们的信息化建设基本是从2002年起步的，公司目前基本完成了基础信息平台的构建工作，管理日益规范，以ERP和协同OA为代表的企业信息管理系统应用日益成熟。”嘉华CIO李春雷开门见山说，从2002年开始，嘉华信息化建设主要经过了管理规范阶段和基础建设工程阶段，目前正在经历“管理与计算机结合阶段”，这一阶段主要实现业务流程初步控制和信息反馈，重点在于人和系统的磨合，以及经过软件的优化，为管理信息化的进一步导入做准备。下一阶段将是整合各子系统软件、数据库、网络、服务器和存储系统，完善门户网站数据链接，形成数据一致的集成运行的管理系统。未来将要达成各系统无缝链接高效运行的一体化阶段。与传统材料市场不同，作为特种工程材料的领先厂商，嘉华在信息化的诉求上有自己明显的特征。首先是需求和产品的特殊化、个性化，由此促使的是工艺技术多样化、生产运作要适应品种频繁转换，同时也要保证服务专业化。其次，客户分布区域广、集中度低，因此要求企业配套的市场营销、生产基地布局、服务和物流运输等都必须适应分散的客户经营模式。第三，由于近几年企业发展较快，专业型人才严重缺乏，企业在研发、市场、营销、生产、服务等运营方面，必须能够充分利用现有资源并把握好集权和分权的尺度。也正是因为这些突出的行业和企业特征，嘉华选择了运营管控型的集团管理模式。 与运营管控型的集团管理模式相匹配的是，扁平化的事业部制组织机构，在信息化的架构上，为了保证企业管理IT化的正常运行，企业必须从组织和系统两个方面进行调整。嘉华信息化部门从最初的企业管理部信息科、信息中心（负责企业信息化基础建设、培训和应用工推广）、信息集成部（承担企业信息化系统集成和深化应用的职能等）合并为目前的企业运行与信息部（包括下属部门——网络商务公司），使得IT管理更深入的进入到企业的采购、销售、质量等各个业务领域。而嘉华对企业的信息化架构也初步进行了四层划分。一是基础架构层，包括网络设备设施、通信、服务器、存储、计算机和移动终端、操作系统、数据库系统、各类基础应用软件系统等软硬件设施和管理体系。二是管理策划层。主要包括对各种经营管理活动的工作分析、管理策划和流程设计以及工具选择和评估。三是业务系统平台。主要包括协同OA、ERP、CRM、DCS、SCM以及人力资源、设备管理、生产管理、质量管理、网站、邮箱、沟通工具等各类业务软件及其管理体系。四是管理信息系统平台，包括信息集成整合、信息呈现、指令发布执行、沟通的管理平台，主要应系统是协同OA、BI、数据交换中心等。 开启“智慧管理”之门 对于信息化的问题，一般企业的做法都是先上业务系统，再逐步延展到其他的系统，当一些系统启动并应用之后，突然发现一个除了信息孤岛之外另外一个影响企业高效运营的问题，那就是流程错综复杂，效率低下。 在嘉华，同样也存在这样的一个问题，当ERP、CRM、SCM、HR、RTX等一系列系统正常运转起来之后，还总觉得“缺点啥”。“我们虽然也采用了邮件、RTX等信息化沟通办公方式，但总体上还是在传统模式下办公，办公效率低下、办公费用居高以及执行力差等等。”李春雷坦言。 为了把嘉华打造成一个面向市场，具有核心竞争力的现代公司，企业一直持续不断进行业务流程梳理工作，制定和颁布了众多的管理制度，但在实际工作中，却常常出现管理无法落地和执行过程中的偏差，甚于许多管理规定如同一纸空文，业务流程也无法很好固化；另外，嘉华企业是一个分支机构遍布全国各地的集团企业，采用传统的办公模式和方法，已无法满足企业快速发展阶段对工作效率和质量的要求；同时，为了提升企业管理水平，企业应用了ERP、物流管理等信息系统，但这些业务系统间也存在相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等情况，同时对于企业领导和各级管理人员来讲，频繁的在各个系统间切换来处理工作，也带来了较大的不便，影响了信息化管理的推广和深化应用，企业需要一个统一的、高度集成的办公和业务展现平台。 基于以上原因，从2006年起，嘉华就开始了对办公系统的选型。“我们也试用过一些OA产品，但一直都不能较好的满足企业的管理要求。嘉华需要的不仅仅是一个传统意义上的OA产品，而是一个适应集团办公、高度整合各业务系统，具备商业智能和决策支持分析功能的远程信息化管理平台。”李春雷说。在对国内众多的OA产品进行了解后，嘉华将目光投向了致远的A8协同办公系统。A8的集团化模式、二元化工作流、固化业务流程的表单模板，以及在移动办公和集成整合其他业务系统方面的发展方向，和嘉华企业的应用要求不谋而合。 超过预期的管理价值 “从2010年5月致远A8在嘉华正式上线运行到现在已一年多了，从用户角度来对应用效果进行评估，致远A8在嘉华的应用已远远超出了我们当初预期的目标。” 从现阶段的应用来看，致远A8平台帮助企业在以下几个方面取得了较大的改进和提升：一是建立了企业内部的信息发布平台。二是初步实现了工作流程的自动化和对部分关键业务流程进行固化、制度化，有力地提升了企业执行力。三是解决了部分授权问题和责任落实问题，真正做到管理落地和更有效地沟通。 四是初步实现了知识管理的自动化。五是和ERP、物流管理等应用系统集成，共同完成业务的全过程控制和管理。六是明显提升了集团公司的远程管控能力。七是通过流程表单的设计，有效解决了管理需求难以收集和积累的问题，为今后解决软件选型和系统集成问题找到了一个有效的办法。 在业务流程梳理方面，通过实施致远A8系统的契机，企业进行了业务流程重组和制度梳理工作，对其中关键的和迫切需要规范的制度流程，通过多次设计调整和充分的论证评估后，嘉华利用致远A8提供的表单模板功能，进行系统固化和应用，特别是在合同管理、供应链管理和员工管理等方面均较以前取得了较大程度的改进和提高。对于尚不成熟和完善的业务，嘉华仍采用二元化工作流中的自由协同进行处理，成熟一个，固化一个，力争使企业绝大多数的业务流程都能在协同系统得到固化应用。 据悉，未来随着嘉华企业的发展，分支机构的地域分布也越来越广，特别是其用户和市场遍及全国各地及海外，移动办公和协同办公就成为当前嘉华很迫切的一种需求，恰逢致远在今年初推出了智慧协同——致远A8-m，使嘉华可以进入移动办公新时代，目前嘉华已开始了A8-m移动办公应用的实施工作，力争在2011年底前系统上线。 协同应用成功经验分享 “从2010年3月开始实施，通过不到2个月的工作就完成了系统上线运行工作，通过一年多的应用，我们简单总结了一些所取得的经验和体会。” 作为“智慧•实践•分享——百万用户话协同”的应用案例大赛的第一名，李春雷为我们解析了嘉华的成功经验。 一是要结合信息化战略，对软件功能的战略地位充分的认识和准确定位。二是软件结合管理应用长期的发展方向要有思路。三是效果呈现要有办法，要吸引用户，增强用户对协同系统的信心和认识。四是借鉴致远Ａ8刚柔并济的“二元化”工作流管理思想来进行项目实施：一方面集团高层领导高度重视，强势推进，以集团为层次，建立强有力的项目组，以下发文件和制度的形式坚定不移的推进系统建设。系统建成上线后，从集团董事长开始，公司高管带头使用，一级一级逐步使用起来，系统正常后，发文正式启用集团OA系统，规范制度，取缔纸张传送。通过对系统提供的已经较为成熟的发文功能的运用，使人员初步掌握了致远A8系统的操作技能，在此基础上，明文规定，企业绝大部份业务（如：审批）及信息传递（如：纸质报表和内部邮件等）均要求必须通过致远A8系统来完成，从而在较短时间内，保证了系统较高的上线率。 另一方面充分了解企业各部门的应用需求和业务难点，先解决有迫切需求部门的关键应用。这样做的好处是，通过应用较好部门的榜样示范作用，实现以点带面，让各级用户从被动接受到主动推广应用，真正达到系统的全员应用目标。 除此之外，还要有长期稳定可靠的技术支持；系统要长久运行，必须依靠强有力的系统维护，保障系统的可靠性。致远A8提供了丰富的实施方法和后台功能，在致远技术人员的指导下企业信息技术人员全力参与，后端维护由致远来进行，这样，大大提高了实施效率，减少了实施费用，锻炼了A8系统管理员和各级单位管理员，为集团协同系统的长期稳定运行打下了坚实的基础。 实施成功后，IT部门又组织多次拉网式培训：分期分班，采用理论和操作相结合的方式在集团各单位开展系统培训。针对各个单位的系统管理员和信息技术人员进行高级培训，从系统基础维护、业务应用等进行全方位的学习。通过上述培训工作，企业超过30%的人员进行了Ａ8的学习并在系统中创建了用户帐号。A8系统的上线运行，使企业信息化深入人心，也有力的促进了其他企业信息化系统的应用。 “管理落地”不仅仅停留在一个口头上的概念，它是可以借助信息化工具来实现的，致远A8协同系统让四川嘉华破灭了管理无法落地的魔咒，也希望更多的企业借助协同办公迎来企业的光辉绽放