致远OA提升步长企业的执行效率，降低行政办公费用

步长集团：办公费用3个月节省52万   步长集团是国内知名制药企业。其生产的步长脑心通以脑心同治为特色，对动脉硬化所致脑血液循环障碍性脑缺血发作、脑血栓、脑出血以及冠状动脉粥样硬化所致的冠心病有良好的治疗效果。步长集团的脑心通打通了冠心病患者的脑血循环，为广大患者带来了福音；而步长集团自身，借助致远协同管理软件这一信息化的企业管理工具，打通了步长之“脑”（集团总部）和步长之“手”（分公司、事业部等执行机构之间）的经脉循环，实现了战略执行的有效落地，通畅了内部的信息传递，有效提高了办公效率，在步长内部诠释了“变则通，通则久”这一古训。 变：“管理靠文件、办事认签呈，沟通用电话” 陕西步长集团是国内大型制药企业，成立于1993年8月28日，是一家集医药研究、生产、销售和诊疗服务、教育为一体的高科技健康产业集团。十五年的发展，步长已成为拥有十个事业部、二个医药研究院、十个药厂，十个GAP种植基地、一所大学、二家医院，总员工逾万人的大型集团型企业。2007年，在全国医药企业中步长排名第17位，实现销售收入23亿元，近几年连续实现50%以上的年增长率。其产品步长丹红注射液、步长脑心通等药品已经家喻户晓。 在发展中，步长已形成自己一套管理运营体系。第一，步长集团的生产和销售两个环节是独立的，生产体系的制药公司只负责生产各类药品，并以集团内的定价销售给营销体系的各个事业部（以产品线划分，对外称医药销售公司），各营销事业部在将其产品线上的药品以销售的价格销售出去。这就形成了一个复杂的交叉体系，每个营销体系的事业部都要跟生产体系的每个制药公司打交道，反之亦然。第二，除了外地的制药厂和分公司等部门以外，步长集团主要管理运营部门都集中在陕西。第三，步长集团的内部管理中签呈是其核心管理方式。集团内部各种申请、审批的事项，都是通过签呈的方式进行审批、流转。第四，步长集团的决策和日常管理，有相当一部分是由公司董事长做最终的裁决。董事长每天工作异常繁忙，当他出差或者不在公司的时候，整个事件的最终审批裁定工作也会因此迟滞下来，忙的时候也只能通过电话汇报、传真的方式来解决，但仍不能满足企业管理的需要。 “那个时候，集团的许多签呈，因为审批人出差等原因，不能立刻办理，自然就给拖下来了。遇到十分紧急的必须立刻处理的，才由秘书电话请示汇报后办理。集团一位副总也曾说过的：‘我办事从来不拖，到我手头的签呈我都是立即处理，怎么还有人抱怨说审批效率低呢？’”这是步长集团当时的真实写照。步长也把自己的管理模式总结为：“管理靠文件、办事认签呈，沟通用电话”。 集团总部的“脑”与执行机构的“手”之间的通路，已经逐渐不适应企业目前发展的需要。“痛则不通”，管理中的痛点已为步长管理者所感受，组织机构的扩大、沟通成本提升、效率下降给步长带来无形的损失。 通：OA建设带来思想改变 经过一段时间的观察和了解，步长集团决定引进一套协同OA系统作为提升企业执行效率，降低行政办公费用，堵住管理上的“跑冒滴漏”的“药”，做好向内挖潜与节流的工作，做好打通“脑”、“手”通道的工作，为企业更快发展添把信息化之“柴”。 2008年3月，致远A6协同管理软件落户步长。经过为期三个月的调研、实施、系统安装调试、培训、试运行等工作之后，系统于7月1日正式上线运行。步长开始了其挖潜节流、向管理要效益、深化企业管理、打通“脑”“手”的协同之旅。   图为步长集团协同办公系统登录界面 久：脑手通畅带来大收益 致远A6协同运用了“脑”、“手”同治的道理，打通“脑”“手”通道，提高“脑与手”的运作效率，大大减少了通讯、纸张、传真、耗材等办公费用，让隐形费用消失于无形。 据步长集团初步估算，协同OA系统应用后的2008年3季度，相比2007年同期，在销售收入提高了30%的情况下，通讯、邮寄、纸张等办公费用降低了36%达52万元。 对于这个成效的取得，步长集团经过分析，认为主要有以下四个原因： 首先，协同的应用，实现了集团/职能部门/事业部的公告/通知/新闻等信息的电子化发布。协同OA系统上线之前，步长采用纸介传播，打印、派发（外地还需要邮寄）、签收、转发等烦琐过程，往往一个公文、公告的发布，需要花一天时间。而现在，轻轻点击鼠标，与该发布信息相关的人员、部门、乃至整个集团都能在第一时间收到，有效减轻了集团内管理部门特别是总裁办的工作量。 第二，协同应用规范了企业的管理模式。特别是在要害职能部门——总裁办、人力资源部、财务部、物流供给部等的应用，由于这些职能部门与集团内每一个机构都要打交道、发生各种各样的关系，负责各种审批事项，规范化管理就成了第一要务。利用“表单+流程”的模板协同模式，将之前部分签呈表做成了具有明确填写规范要求的表单，再辅以相应审批流程，很好地为以上部门解决了规范化管理这一难题。以采购表单为例，通过设定规范化的采购模板与采购审批流程，可以明确要求审批发起人明确填写采购原因与采购需求，并根据事先定义的审批流程在总裁办、财务部与物流供给部之间流转、审批，最大限度地解决了之前采购签呈中的申请原因不清、缺少主管领导或者财务签字以及涂改假冒等问题，也避免了物流供给部由于审核不严格而形成的误采购等问题，有效地规范了步长内部行政办公管理。 第三，新系统的应用，还必须考虑到步长原先的管理方式与管理习惯，同时也是由于公司内的管理事务是不可能完全做成表单化形式。因此需要将原先的签呈表保留，做成可以在协同OA中流转的电子签呈表。利用致远A6的自由协同模式，步长很好地实现了签呈审批的电子流转模式，让步长员工在享受便捷的信息化办公同时，最大限度地保留了原有的工作习惯，最大程度降低了员工对新办公方式的抵触和陌生情绪。得益于互联网和B/S架构，也让经常身处外地、不在办公室的领导在任何一个能上网，有IE（Internet Explorer）的地方就能够随时处理公司事务，极大地提高了步长审批的速度与效率，有效地减少了企业隐形成本。 第四，实现工作处理的有效时间管理。在协同OA系统上线之前，步长授权规定了事务的办理过程，也要求各级管理人员尽速办理各项工作，但由于实际工作中没有时间管理的机制，很难规定或检查工作的办理是否“尽速”，是否达到了办理时间要求，也很难把整体工作效率提上去。现在，每件协同事务都被如实记录了发起人、发起时间、审批人、审批时间，如果在协同中设置了处理时限，系统还会自动判断协同的处理是否超出了时限要求。这种对事务处理时间进行管理的机制，有力地督促所有员工快速有效的处理协同事务，从而有效的提高步长整体工作效率。致远软件：www.ufidaoa.com