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山东华阳农药化工集团：协同管理之路山东华阳科技股份有限公司是集科、工、贸为一体的国家大型企业集团，是国家高新技术企业和山东省百家重点企业集团之一，是山东省最大的农药生产企业和全国农药十强企业。集团于2002年在沪市挂牌上市。 华阳集团建成了拥有近200台微机的局域网，并通过CISCO防火墙、路由器24小时与Internet连接,保证公司全天候与外界保持畅通的信息联络，在硬件建设上已初具规模。随着公司的发展，华阳集团对信息化的要求提出了更高的要求——办公自动化。应用目标是在厂内建立局域办公网，实现相关资源共享、网上审批、降低办公费用开支、减少办公设备重复购置、统一厂内信息平台。 （二）系统选型的理由 经过反复选型比较，并经过实地案例考察，2004年11月，山东华阳科技与北京致远协创软件有限公司合作，采用致远软件协同管理系统——办公通标准版。主要看重如下几点： 1、致远协同产品具有足够的通用性，能与华阳集团的实际办公业务完美结合，适应华阳集团的发展变化。（致远软件：www.ufidaoa.com） 2、产品成熟稳定，系统每天都为全国各行业近千家用户提供服务。 3、对生产制造业领域的样板用户进行了实地参观考察。 4、有一支技术过硬，标准化、专业化的金牌服务团队做后盾，无后顾之忧。 （三）成功运行保障 华阳集团高层领导对信息化建设高度重视并积极参与，公司总经理李国春亲自担任管理信息化小组组长，集团上下对企业信息化建设也充满了热情和希望，给予了积极的支持和配合。 值得强调：在项目基本部署完成之前，信息系统部组织了大规模的人员培训，整个培训分为系统管理员、普通使用人员、高层管理人员三个阶段，有力地推进了系统应用。在华阳集团信息部部长柯长华看来，“协同管理系统其实是个三分技术、七分管理的系统，以前做实施的时候，我们觉得实施完成了，项目的任务就完成了，但现在看来，它应该是一个长期性的任务，还有后续开展的培训工作和制度规范保障工作。这样，我们的职能也有所转变。” 华阳集团组成了专门的项目小组，全程配合致远软件协同项目组，进行需求调研、应用规划、全员培训，并且顺利通过了1个月的试运行期。 （四）系统应用现状 组织机构设置：目前注册部门17个一级部门，13个二级分厂及36家子公司，注册人员共计366人，组织机构模式的设置可完全与实际管理相符，灵活调整部门及人员相关权限的各类变化，从而对人事变化和机构调整做到实呼实应. 系统关键应用 1、公文收发管理 华阳集团内部每日有大量公文流转，如“华阳便字”文、“华阳办字”文、“华阳党字”文等十几种类型公文，全部实现网上收发，最终归入公文档案库存档。 以上级来文传阅为例，一个公文要传达到各科室、各分厂、各子公司，一次传阅周期少则几天，多则十几天，既影响时效，又浪费人力。系统实施后，传递周期缩短为半个工作日，大大提高了工作效率。 同时，流转结束后归入单位文档的“公文档案库”中保存，方便日后查询。以往公文管理员将纸质公文统一放到档案柜中集中保管，虽然一份文件不都不会缺少，可当您需要查询就非常麻烦，现在不同了，系统同时支持按标题、紧急程度、机密程度等各类检索，快速定位。如下图所示： 2、协同工作流程 协同管理系统实施前，华阳集团的内部订单、物资日报表、生产计划等各种报表需要工人分别到财务部门、销售部门、生产管理部门及各个分厂、子公司跑，既费时又费力，还容易出差错。出了差错修改后还要各个部门重新跑一个遍，很是繁锁。 协同管理系统实施后，工人不用抱着各种文件再到各部门跑手续，或等候领导审批、签字，都可以在网上实现。上班后领导办公室门前再也看不到排队签字的人群了，工厂走廊里变得安静了，审批加盖的单据全部实时推送到领导们的办公桌面，敲门打断领导工作的尴尬局面不出发生了。 看看华阳集团是如何利用协同来管理内部订单的： 现在在华阳集团内部，生产部门生产多少吨的产品，什么时间安排生产，生产过程中如遇产量变更等这些行为发生时，均是通过“协同”完成部门间的沟通。 实现起来更是简单，在经营事业部内只需调出系统创建模板，填写相关数据，然后系统会按照模板中的流程自动流转到各位审批领导的办公桌面，对不合理数据进行修改，并在签字处进行签字盖章，最终在单位文档的“订单管理”文档夹中存档，全部过程实现了无纸化办公。 此应用为华阳集团的“第一个协同应用”，办公自动化应用的起跑点，在这里华阳人体会到了自已的办公业务是这样用信息化手段来实现的。推广后立即得到了相关各部门的一致认可，利用这种标准化管理工作流程，杜绝以往纸质审批各环节中的不负责、推托扯皮现象，工作效率转顺间提高数倍，在华阳人口中道出了这样一句朴实的话“致远协同管理系统让我们从纸山文海中解放出来了”。 3、强大的文档共享管理 在生产制造行业里，生产日报表的上报是每天必不可少的一项重要工作。操作流程简单，生产部门填写后打印，送生产主管领导审阅，然后即可存档。这一工作中的瓶颈即是纸张浪费严重，同时对于生产统计员每天下班前拿着日报表跑到500米外的领导办公室提交很是麻烦，下面看看利用协同管理系统中强大的文档管理功能是是如何一键完成这项工作的。（致远软件：www.ufidaoa.com） 大家看看，华阳集团现在不仅生产日报表在协同文档中管理，仓库库存日报表、质量月报表等报表也都利用协同管理系统来实现。现在华阳的生产统计员每天下班前就做一个动作：上传前日生产报表，所需时间一分钟即可完成。 4、公共信息发布窗口 原来厂里下发的公告、公示，如厂里的厂务公开、比价采购等原来都是在公告栏中张贴，一遇到刮风、下雨，公告、公示不是被风撕烂就是被雨淋湿，效果很不理想。上了协同管理系统后，再也不必担心刮风下雨了。而且随时随地，即使在家中也可以看，极为便捷。以往午休时刻大家蜂拥而上看最消息时的拥挤场面一去不复返了。 5、讨论区讨论活跃，职工积极参与 在华阳的协同管理系统中利用率最高的除了报表这一块外，就数讨论区了。讨论区已经成了员工与领导沟通的一个桥梁、平台。员工可以将自己的心得体会、工作经验等发表在讨论区中与大家交流、共享。拓展了公司员工的视野，使华阳员工不出厂区就知厂外事、国内事、天下事。这对于华阳的发展无形中起到了厂报等其它舆论工具所起不到的作用。 应用效果分析 如今，上至集团总经理下至普通工作人员，对使用协同管理系统所带来的便利都深有体会，此前想要查找一份文件，所需要花费的精力很多，有时甚至翻箱倒柜，而今只要轻轻摁动鼠标、敲敲键盘，仅是举手之劳那么简单。在没上协同管理系统之前，华阳集团每月的材料打印、报表打印数以万计，几乎每月这方面的费用都得上万。而相关的打印机、扫描仪、软盘、U盘等各种设备的重复购置费用更是惊人。上了协同管理系统之后，这方面的费用大大降低，以致于打印室的人员反映现在的工作比以前轻松了不少，更让人惊奇的是：办公消耗品费用节约程度达到了30%-50%！ 华阳集团于1998-2004年分别通过了ISO9002质量体系认证、ISO9001-2000版质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证和OHSMS职业健康安全管理体系认证，到了2005年华阳集团决定将这三大体系三证合一。而这三大体系的认证工作又极为复杂、繁琐，之间既相对独立，又相互联系。原因在于三大体系的认证分属不同的部门，在搞认证时部门与部门之间的协调、认证是个很麻烦的事，各种文件、记录、表格、手册每一个都要完备。上了协同管理系统后，各个体系之间就有了方便的沟通桥梁，相关的文件资料在协同管理系统上相互传阅、沟通，极大地方便了三大体系的认证，减轻了员工的工作量，也提高了认证的工作效率，为公司的认证做出了较大贡献。人均事务处理能力比以前普遍提高10%－30%，跨部门沟通效率提升了30%-50%。 内部管理上，降低了信息的衰减，在过程中建立了有效控制，提升了结果质量，保障了华阳集团战略的达成，并且在这个过程中建立了一种新型的办公管理文化和工作模式，大大提高了华阳集团的执行力。 （五）结束语 目前协同管理系统在华阳集团内部上下引起了不错的反响。协同管理系统使华阳摆脱了时空限制，在华阳搭建了一间虚拟、共享的网络办公室。 现在华阳集团内部很多工作已经离不开协同管理系统，华阳的很多业务流程已经初步实现了与信息化的捆绑建设，信息化建设与各项业务工作的联系日益紧密，这也正是目前华阳集团全公司上下的共同体会。 |
