沈阳东方钢铁：协同，让钢企管理更简单

沈阳东方钢铁（集团）有限公司，是由沈阳东方钢铁有限公司、鸡西北方制钢有限公司在2000年联合组建的大型钢铁集团企业。集团下辖沈阳东方钢铁有限公司、鸡西北方制钢有限公司、延吉东方创新资源有限公司等三家全资子公司。随着近两年国内基础设施建设持续快速发展，对钢材需求量也节节攀升，沈阳东方钢铁借势发展，现已成为具备年产炼钢和成材各120万吨的综合生产能力，主导产品为焦炭、生铁、钢带、钢坯、焊接钢管、硅钢片、薄钢板等40多个品种，企业位列全国大型冶金工业企业第115位。 随着公司规模的不断扩大，企业管理层不断地意识到，企业要获得长久的发展，不仅要依靠先进的生产设备、科学的管理体制，更需要一套良好的信息化系统来支撑企业的管理平台来实现企业整个管理平台的良好运作。同时，自08年以来钢铁行业不容乐观的发展形势，更要求企业在管理内部挖潜、财务开源节流上作出更多的努力。ERP系统的上线，是企业向信息化要效益的一个体现。但企业管理不仅仅是财务、物流、生产等环节上的管控，更多的还有日常工作的管理，但作为一个拥有三家全资子公司、办公地点分散在全国4个省、市的集团型企业，如何更有效地进行日常办公？如何在不降低沟通效果的情况下减少沟通成本？如何做到企业领导及时审批文件？如何让企业文件的上传下达更有效率？如何进一步提高企业的管理效率？笔者带着这些疑问，走进了位于沈阳的东方钢铁集团总部。 协同，已成型的管理模式 东方钢铁集团办公地点分散在沈阳、鸡西、延吉、大连、上海、深圳等六地，甚至在鸡西，鸡西北钢各个部门的办公地点都是分散的，信息中心、合同处、管理处都有各自的办公地点。东方钢铁集团采用的是总部集中的管理方式，这保证了企业管理的整体性和统一性，但另一方面也给企业的管理、沟通、协调提出了很高的要求。这些分散的部门、公司，通过电话、电子邮件、传真等传统沟通方式已显得力不从心，都缺少一种跟踪、反馈的手段。这样很容易导致日常管理工作中各部门的互相推诿、扯皮。因此，东方钢铁要采用一套行之有效的信息化管理工具来使各部门有效沟通、有据可查，否则企业“将像一头反应迟缓的恐龙”。因此，东方钢铁采用了致远协创A6协同管理软件来解决这一沟通协作的难题。 通过一段时间的使用，“大家已经形成习惯了，上班就登录到协同系统中，这样收到信息可以及时处理。可以说，我们已经完成了从传统办公方式向协同办公新模式的转变。现在离开协同系统办公简直是不可想象的事情。” 东方钢铁集团业务管理部部长王丹平这样描述了A6协同管理软件在整个东方钢铁集团企业管理中的重要性。 协同，是规范管理更是集中管控 除了办公效率的提高，沟通能力的加强，A6协同管理软件在东方钢铁的规范管理、集中管控方面，也是一把好手。 提到规范管理，王部长特别兴奋，她兴致勃勃地打开A6中的模板让笔者边看边讲解，东方钢铁所有的制度都被做成模板放在A6系统中运行。这些制度流程由其负责的业务管理部直接进行建设和监控，而且此中的流程不允许随便修改，每次修订都要经过严格审批，大规模的流程修订甚至要安排多场的培训宣贯活动，以保证流程的能够准确无误的流转下去。 据了解，东方钢铁按照管理层次和审批授权的不同，流程被分成三大类，即集团审批流程、子公司审批流程、项目审批流程。需要集团集中管控的流程放在集团审批流程中，放权给子公司管控的流程放在子公司审批流程中，跟集团改扩建项目相关的审批被放置在项目审批流程中。通过运用授权审批这一功能，将各项管理权力合理地分配到各层级中去，做到合理分权，授权管控。 “集团审批流程分为财务类和统计类两大类，包括：比价报审、采购合同审批、销售合同审批等以及库存日报、生产快报等。子公司审批流程按以各子公司命名，例如：北钢管理类、北钢财务类等等；项目审批流程按项目分类，与关联项目同步，如：项目请款单、项目付款计划申报表等。” 王部长指着屏幕介绍到。 东方钢铁的财务类表单应用 流程的制定是一方面，流程的执行则是另一方面的问题。做好流程的执行工作，才能真正地显示出协同办公软件在提高企业管理执行力、企业管理制度落地方面的威力。例如东方钢铁规定：合同审批不允许滞留过夜，当天必须完成全部审批流程和盖章。但集团总经理白天很忙，一般没有时间处理这些审批的事件，而且总经理也喜欢集中处理此类的审批，所以总经理一般晚上回家登录A6来集中审批处理，这样他的时间也不会被打扰。如果遇到特急情况，也可以随时打电话通知领导，利用无线上网做到随时随地审批，以确保公司决策的及时性。为此，王部长很是感慨：“现在审批事项轻松多了，周期一般也就1-2天。要在以前就没准了，有时要一个多星期，由于受地域限制，找不着人自然就审批不了。以前经常出现领导在公司的时候，办公室一站一屋子人，等待领导审批签字。现在大家都‘解放’了。原来我要楼上楼下每天跑5-10趟，找领导汇报工作、签字，现在好几天不用上去，但事情什么也不耽误，所有的工作都在协同上汇报了。除非需要详细汇报的，才约时间到领导办公室进行详谈。” 此外，A6还给东方钢铁带来了扁平化、透明化的管理模式。利用自建协同以及震荡回复等功能，领导也能听到基层人员最真实的声音，避免了以前层层汇报、信息截留、报喜不报忧的管理难题。通过A6系统，现在的管理和业务透明度都很高，企业的管理也扁平、透明了，企业领导也能掌握到最真实的信息，基层人员也不觉得被边缘化了。 协同，要管控更要效率 “协同管理系统要想应用成功，必须要有一个既懂业务、又懂管理的人来负责”。在东方钢铁，王部长就是这样既懂业务、又懂管理的人。 “我每天下班都会研究A6系统的应用”，为了工作方便，她将每个审批流程都预归档到单位文档中，这样历史信息随时可查。而且利用预归档还可以让如“质量反馈单”、“产品价格单”等信息做到实时更新。“即使领导打电话过来，我也能马上说出领导问及的材料和产品报价。如果没有A6协同系统，连门儿都没有。这大大提高了我们的工作效率”，王部长十分满意地说道。 除了各种单据的实时更新，还有报表的实时更新。东方钢铁集团有各种类型的月报表和日报表。月报表是每个月所有集团的所有采购和销售都要做的分析表，一个月一张，车间考核也有月报表。还有各种日报表，如：库存日报、生产快报、销售价格变动审批单、购付款计划审、产品质量检验报告等。通过设立“每日报表”的关联项目，将单位文档的各种日报表、月报表映射到项目文档中，这样领导在首页上就能查到当日更新的全部报表，了解企业最新的业务状况，节省了大量时间成本，也提高了工作效率。 A6对东方钢铁在管理效率上的提高不仅仅是表现在对报表管理上，还表现在人力成本的降低和员工工作效率的提高上。 谈到这个问题，王部长很是兴奋：“业务管理部加上我一共7个人，整个集团的设备、采购、销售、能源都归我们业务管理部管。一个统计员管综合统计、生产统计，还管信息系统的采购、询价和招标，一个人专门做开发。除此之外，集团中部分机构没有管理机构业务管理部还得全面代管，包括质量跟踪、质量审核。不仅是审批，询价、合同跟踪、执行情况、到货情况、到货后的质量情况都得管。这么说吧，如果说不上信息化系统，没有U8、A6，就这些活我们部门就算加到20人也干不过来。”这样算下来，通过A6系统的建设，业务管理部的每个员工，工作效率提高了3倍，这也意味着降低了2/3的人力成本！ 过段时间，王丹平还准备做另外一件事，就是把每一个岗位的流程精确到每个动作，一个人一本小册子，直接钉到工位隔断上，来了新人不用教，一天该干什么，什么事该找谁一看便知。谁的工作量大、谁的工作量小也一目了然，让领导能看明白，谁在干活，谁在闲着。让大家都紧张起来，自觉地提高个人的工作效率。 总之，“A6协同系统是一个很好的平台，能够让大家更有效率的工作，更有规范的工作，更协调的工作。” 协同，不应当只做这些事情 谈完了东方钢铁A6当前的应用，自然又谈到了后续应用推广规划。王部长认为还需要从以下三个方面来进行更多建设： 一是文化建设的启动。07年春节的时候，总经理在鸡西通过协同系统向全体员工致辞拜年，员工反响不错。从这点看来，A6可以为建设企业文化的一个基础性平台。 二是集中计划管理的启动。A6系统的计划管理功能本身不错，现在主要是企业当中使用人员的习惯问题。大家都习惯不报计划，而且也没有统一的格式。下一步的工作就是要规范计划模板，并在全集团进行推进，让大家做好工作的计划。 三是部门级协同应用的推动。这更多是管理者的意识问题，需要在价值上引导，他们重视起来才能将这个事情推进下去。 根据沈阳东方钢铁（集团）有限公司的战略规划，到2008年将形成300万吨钢的综合生产能力，销售收入200亿元、税金10亿元、利润30亿元的大型钢铁联合企业。面对当前不甚乐观的行业前景，企业要达到上述的发展目标，不仅仅需要提高企业生产技术水平，提高产品的附加值，提高企业的管理水平，做好开源节流，更需要通过科学创新的理念，将信息化技术应用到生产、管理中去，让企业的管理制度真正的执行下去，真正的落到实地，而这正是A6协同管理软件的优势所在，也是确保东方钢铁达到预期目标的管理保障！