骏腾机械：让ISO9000质量管理“跑”起来

“大家都知道ISO9000必须要上，要不产品无法销售到国内大型企业、合资企业或者国外企业。而一旦用起来，其低效率让人头疼。” 济南一家化工企业品保部唐经理对ISO9000运行深有感触，“而且现在ISO认证机构，也没有现成的解决方案，ISO的信息化看上去是那么的可望而不可及。圈内同行对此都挺挠头的，真希望有一个简单、易用、可被认可的方式来解放我们的工作……” 现在，唐经理们再也没有这样的烦恼了！ ISO9000效率之痛 “我们自2004年成立之初，就建立了ISO9000办公室，同年通过了9000认证。当然，我们也面临着体系运行效率低的问题。每个单子都需要通过人工跑来跑去，去各部门签字，如果负责人不在就只能停下来等待，一个单子整个流程流下来至少需要1天的时间。在忙的时候，一天要有十多个单子需要处理，感觉工作就是在各个部门之间疲于奔命。而且9000的文档日积月累下来数量不少，归档查询不方便，如果是回溯更麻烦。但这又是必须的环节，我们很头疼。” 天津骏腾精密机械有限公司品质管理部主管张建荣，这样描述骏腾机械之前的ISO9000体系运转情况。 ISO9000是质量管理体系标准的统称，是国际通行的质量管理标准和方式， ISO9000要求建立文件化的质量管理体系、各项工作要求留有证据（记录）和建立各项工作流程，职责权限要求明确。 “质量管理体系的运行，仅文件和记录管理这两项工作就令很多企业头疼。” 张建荣简单介绍了ISO9000管理中的难点。“这主要是这两部分所生成的文件多、重复性高，需要频繁的走流程审批。” 更重要的是，缺乏信息化的支持，这些大量的审计性的材料都必须靠人工流转审批，速度慢、效率差、耗费人工、归档管理烦、查询效率低。“年底做质量总结报表的时候，需要耗费大量的时间、人力、物力来进行相应查询、统计。” 而到目前为止，国内ISO9000认证机构并没有现成的信息化解决方案，国内企业ISO9000管理一直采用原始的纸质文档流转、手工签字方式，在当前企业管理信息化的大环境下，各企业都急需通过信息化手段来解决ISO9000的流转难题。 骏腾机械当然也不例外，在其信息化建设过程中，对ISO9000实现信息化管理十分迫切，而在了解到致远A6协同管理软件，这个以工作流为核心、兼具柔性与刚性流程的协同管理平台时候，其董事长兼总经理杜辰突然眼前一亮，“这不正与ISO9000的管理不谋而合吗？ISO9000的管理则正好可以通过A6这个信息化工具解决！” A6协同下的制造业ISO9000管理新方式 天津骏腾精密机械，成立于2004年，主要生产工业缝纫机零部件和企业零部件，在缝纫机零部件方面，客户主要是重机、兄弟、标准、飞马等国际国内几大工业缝纫机厂商，且其在油泵、压脚、砧板、油封等四个零部件上，在全国处于垄断地位。在汽车零部件生产上，骏腾也是丰田、本田、尼桑等日系品牌汽车的零配件供应商。 作为国内顶级服装机械和国际知名汽车厂商的零配件供应商，同样面临着激烈的市场竞争。因此，骏腾将产品质量、对客户的及时响应以及客户的满意度看得极为重要。为此，骏腾也制定了“客户不合格返品率0%、客户订单完成100%、客户满意度95%以上”的服务目标，以赢得客户的信任，增强自身的竞争力。 通过深入研究和调研，骏腾利用A6协同中“表单+流程”的模板协同功能，较好地实现了ISO9000的信息化流转。骏腾把生产中所涉及的ISO9000各种单据转变成A6中的模板，再根据实际的管理审批流程，为每一个表单绑定相应的审批流程，并设定好预归档目录，这样，只要在相应表单中填写内容，表单就会按照事先定义好的流程流转下去，免去了人工流转的费时费力，且审批流程完成后能自动归档，查询也方便快捷，解决了骏腾ISO管理的效率问题，且查询追溯方便让纠正预防措施也能有效运作。“这在极大地减轻了我们的工作压力的同时，也让我们的工作效率大大提升，以前一张ISO9000单据处理的时间是1天，现在基本2~3个小时即可完成。”张建荣对A6下的制造业ISO管理给其带来的便捷很高兴。 而且，A6管理下的ISO9000，也让查询变得更加简单。A6不仅可以通过文件名、时间、发起人等方式查询，还支持穿透查询的方式，来列出ISO9000单据中需统计的关键指标，这让质量分析更加简单、直观，让数据回溯变得简单易行。而且查询后的数据可以转为Excel，可以更进一步的通过专业软件来进行分析、统计，这将极大地方便骏腾机械制造业ISO9000质量管理。 A6+U8让管理更高效 A6不仅为骏腾带来了高效的ISO9000流转，由于其高度灵活的二元化工作流，也让骏腾能根据其实际情况，不断深挖应用，创造性地利用A6实现其ERP-U8系统的辅助管理。 骏腾机械在A6中建立“新存货编码申请单”和“新BOM申请单”，将本来需要由多个部门分别填入的数据，变为各部门通过A6协作填写，然后统一再进入U8系统的新模式，实现了在ERP许可数有限情况下，基础数据的准确录入。“不仅我们的管理人员在学习ERP的过程中，不需要耗费太大的精力，又使ERP系统安全、可靠。而且只需要一个站点、一个员工就可以完成数据录入工作，大大减少了培训周期和培训人数，这对企业运行成本也有益处。”杜辰对于A6 辅助其ERP运行很是满意。 杜辰还用“在与不在一个样”这样一个比喻来形容A6为其带来的管理变化，“A6使管理流程扁平化，之前需要层层授权的企业管理方式，现在通过A6，就仿佛是我在旁边看着我的下属是如何工作的。你可以看下属是怎么批复的，或者你可以在旁边有效地管理、指导他，这同以前的管理很不一样。以前我在公司与我不在公司肯定是不一样的，但现在我只要在协同上，对员工来说，在与不在公司是一样的。” 当然，A6协同作为企业办公平台，有效提升了骏腾日常管理审批效率，以及企业内部协作沟通的频率，通过论坛的形式给员工一个交流、畅所欲言的空间，为企业文化的形成提供了一个平台。 打通上下游产业链+品牌化=骏腾未来的发展 随着企业发展和企业管理的提升，骏腾总经理杜辰认为，企业信息化的建设也要随之而不断提升。 短期来看，骏腾将进一步深化ERP系统应用、实现企业人力资源管理的信息化。实现基于A6泛组织的上下游供应链的打通。以实现让“上游供应商能了解产品什么时候入库，检验情况如何，出了什么样质量问题。而下游客户也能及时了解到其订单产品现在执行到什么状态，是在产、入库，其生产进度如何，是否在发送过程当中。这样，A6可以有效的以骏腾为中心，将整个产业价值链串起来。” 而从长远发展的角度来看，杜辰认为骏腾将走一条从代工向品牌转型之路。目前，骏腾精密机械仍是以代工为主，乃是依赖低劳动力成本，以微薄的利润率、大批量生产和较为单一的大客户订单维持经营。杜辰认为在当前经济环境、人工成本快速增长以及人民币汇率等一系列条件的影响下，这种发展策略不是长久之计。骏腾将选择向品牌转型的发展道路，“以缝纫机油泵为例，在高端市场，我们定位将‘中马牌’缝纫机油泵为缝纫机打造坚强的心脏，这需要我们从研发、物流、销售、客户服务等一系列环节着手，达到在某一方面的领先。” 而品牌体系的建立，必将意味着骏腾需要在研发、销售、市场、生产、物流等环节投入更多精力，随之而来的企业组织规模扩大、以及企业内部沟通、异地管控、销售管理等方面将与现行企业运作方式相比有很大的变化，而A6协同将能够帮助骏腾实现异地管理、企业组织管理、内部沟通与协同等企业管理方面的事项，同样也能在企业文化方面显示出更加强大的实力，这将在骏腾未来发展中起到更加重大的推动作用。 “如果将企业比喻为一艘在大海中航行的船，我们没有能力改变外部环境的变化，我们有的只是心中的目标和手中的帆，……让我们借助信息化的革命，不断的创新和提高对机会与风险的灵敏度，使企业在浩瀚的商海中向着心中的目标稳步前进。” 致远协同将作为骏腾船上的一道“帆”，伴随着骏腾企业的发展壮大，为其提供源源不断地企业组织管理与协作的驱动力！