在以软件应用为核心的新一轮企业信息化浪潮中，协同软件发展到今天已经进入了黄金时代，受到越来越多的学者和用户关注。出来实力最强的用友致远oa软件以外，其它关于协同软件的报道可以说是不绝于耳。毫无疑问，协同软件具有非常广泛的应用前景。 
       那么，协同软件到底是什么？作用是什么？从本质上来说，协同软件是以解决企业资源和系统整合为主要目标，着力于企业管理规范化、提高工作效率。但是协同软件的实施中途会遇到各种难题，甚至会充满变数。那么，究竟什么才是协同软件实施成败的关键因素呢？
       近日，资深CIO张经理同ERP世界网分享了他多年来总结出的实践成果。张总拥有10几年高层管理经验，曾在各领军企业任职，并且在一线亲自服务过数百个不同类型的客户，领导团队服务过数千客户，被公认为IT业界资深专家。
       谈到协同软件实施成败因素，张总首先强调了软件在选型初期的功能性，综合几大要点，可概括为“四化+两性”。四化是指协同软件的人性化、平台化、集成化、互联网化；两性，指协同软件的可用性和易用性。
 “人性化”是协同软件的最大特点。界面更个性化，不同的人因为工作分工不同而拥有不同的界面，不同的人看到不同的信息、菜单、功能。使企业应用人员长时间的使用也不会疲倦，感觉工作是乐趣，而不是压力。更方便，方便才会有效率，通过信息关联、智能身份识别、界面智能配置，让用户感受到：他想要的东西就在手边。作为虚拟的工作环境，用户不仅仅通过计算机访问，还希望通过手机、PDA访问。协同软件使系统更具人性化，不是人去找信息，而是信息找人，实现信息智能推送机制，让信息围着人转，包括将信息推送到各种移动设备，实现人和系统的整合等。
       “平台化”是“四化”之一。协同软件平台化是行业的主要趋势。为避免个性化和产品化的矛盾，比如项目总是不断地在开发，无法进行应用，同时也为避免软件的升级及后续服务带来大量的问题。用户希望有尽可能多的办公管理模块，希望系统尽可能符合个性化需求。但又希望采用成熟产品，使系统早日上线，降低项目投资风险。成熟的产品能够给企业带来凝聚众多企业信息化的经验与方法论以及新的管理思想，而又能保持个性化的体现企业优秀管理实践经验与流程。所以协同软件应该提供各种自定义工具，能够让用户自己根据需要搭建应用功能，调整系统细节，如：自定义流程、门户、菜单、数据库等。有了基础架构平台，个性化和产品化的矛盾也就迎刃而解。
“集成化” 是协同的重点。中国信息化发展历程决定了信息系统的多样性，企业拥有了OA、HR、CRM、ERP等多种信息化系统，使信息系统的使用难度越来越大，企业管理者很难从信息化系统中得益。于是就出现了信息孤岛、数据孤岛、功能孤岛；以及用户管理、用户认证功能重复开发、数不清的账号和密码等各种各样的问题。基于这些原因，用户们提出了系统和系统之间的整合，单点登录、门户整合、数据整合、流程整合、与互联网资源整合，RSS、人与系统的整合、人与人的整合的要求。所以协同软件要体现其真正的协同的特性，做为企业级的协同管理工具需要具有实现集成的能力。
       协同软件的能量之源是“互联网化”，互联网是一个巨大的信息和知识宝库，互联网上运行着大量的各种应用系统，包括各种网站、电子商务、社区、软件……企业在互联网这块新大陆上也建立了各种领地，互联网已经成为一个巨大的系统，这个系统本身就具有极强的整合性。协同软件将这个系统合理整合，带给我们的不仅仅是资源，更深层次的意义是操作体验和理念。
       协同软件的“可用性”是即软件的“适用性”，是软件的应用基础。协同办公是应用面最广的管理软件，从一把手到普通员工，整个企业都要用，这就带来了性能问题。用户数量大，传输文件大等问题给IT部门承担莫名压力，资深专家张总进一步指出：使用四维权限模型可以很好地解决这个问题，通过在组织、权限、角色之外设立数据范围，针对每个权限设定数据范围，可以很方便地将某一用户所具有的某一功能权限限定在一特定的数据范围内，使之适应大型企业中的同样的职能但分工范围不同的管理要求，在系统中多个相关单位一起使用时数据既相对独立又需要共享就变得轻而易举了。
       而“易用性”则是协同软件应用的关键。用户们要的是各种工具应用都很简单，没有技术门槛;管理功能周到细致，关注细节，使用户不论是计算机水平高低都能轻松使用的产品。能够使员工、合作伙伴、供应商和客户（对政府部门来说就是下属单位、相关单位、企业、市民）都能在任何时间、任何地点、跨越时空，通过任何设备访问他们能访问的信息和应用。
       在风起云涌的协同软件市场征战中，国内、国际软件厂商纷纷加大对协同软件的投入，协同软件的先行者与后来者们，都在通过各种方式，在乱世中找寻属于自己的空间，探求“走在人前”的方法，确立在协同软件市场上的优势地位。协同软件的实施成功并非天下难事，也决非秘诀。在大家共同经历“实施前期调研阶——实施准备阶段——项目建设阶段——项目验收——施过程中项目的控制与管理”这样一个过程后。如何保持自身的核心竞争力已经成为各家协同软件厂商的当务之急。所谓竞争力，无非是给用户一个选择的理由。在协同软件产品化的今天，买软件不是买产品，而是买服务，只有长期的可靠的踏实的服务才能赢得客户的信赖。