企业进行协同办公软件的选型时，普遍的感觉是协同办公软件看似比较简单，但功能繁多，又非常雷同，各家的特点都不是很突出，要选择一个真正适合自己的OA协同办公软件并不容易。很多时候都是在被厂商引导，甚至是误导。就此，本文归纳整理了购买协同办公软件的四项基本原则，只要坚持这四个原则，选择一个真正适合自己的好协同办公软件将变得非常容易。协同办公软件三大要素：功能、技术、价格，我们的四大原则也就是围绕着这几个方面：
原则一：功能适用
确定自己的核心需求，包括当前要解决的主要问题和未来几年（以3-5年为佳）要解决的主要问题，主要问题不要太多，超过5条就不是主要问题了。罗马不是一日建成的，所以千万不要试图去满足所有人的要求，也就不要浪费时间去研究协同办公软件全部林林总总的功能。根据核心需求确定核心功能，忽略或直接砍掉次要功能，其实协同办公软件的核心就是工作流。现在各个协同办公软件都有试用版本，不怕不识货，就怕货比货，将自己的实际办公流程（复杂一点的）放进去认真演练一下，对其适用性就有了直观的认识。
原则二：技术先进
技术是协同办公软件能否用好的基石，但很多人都看到了漂亮的界面，而忽略了底层的技术架构，结果吃了大亏。只有良好的技术设计才能够保证协同办公软件具有良好的稳定性、开放性、拓展性、维护性和易用性，才能保证你顺利的应用。
原则三：价格合理
同样的性能（包括功能和技术）看价格，同样的价格看性能，这就是性价比。在很多时候，协同办公软件的价格并不跟其性能成正比，特别是对于中、大型项目来说，价格只是满足人的虚荣心而已。反之，也不要以为越便宜越好，要知道，购买成本只是综合成本的一小部分，还有实施成本、维护成本、拓展成本、升级成本、生命周期成本等等，这才是大头。
协同办公软件的价格差别悬殊，但以30-80个账号数来算，如果选择产品化的协同办公软件，大致价格在2.5-8万元之间是比较合理的。
原则四：适度超前
第一个原则中我们要求忽略或砍掉次要功能，但别砍过头了，因为事实上，由于缺乏对需求和协同办公软件的洞察力，大部分用户的需求都是片面和短视的，所以需求必须要有一定的前瞻性，至少要满足未来3-5年企业的发展需要。悲剧已经多次上演，很多企业在选型的时候说，我就是发发通知、传传文件，别的什么技术啊、功能啊再好我也用不上，但用了一年时间后经常就会有工作流转和表单统计的需求，这时候发现协同办公软件产品的架构和设计不能很好的实现这个应用，开发吧成本太高，换掉吧前功尽弃，搞得自己很难受。最后值得一提的是，没有一个协同办公软件是绝对领先和全面领先的，只有相对领先。你要做的，就是找一个优势能够跟自己的需求对接起来的协同办公软件。