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浙江省水文局:迈上电子化,信息化

浙江省水文局持有甲级水文、水资源调查评价、丙级勘测设计等资质证书和水环境监测国家级计量认证合格证书及事业单位法人证书。从1883年设立浙江省第一个水文站点起,一直从事水文、水资源调查评价工作,其1959年前称华东水利部一等水文站,后改称浙江省水文总站,1996年改称浙江省水文勘测局,至今已发展成为全省水文行业的骨干单位和领导单位,拥有各类水文站827处,全省水文站网观测项目齐全,布局科学合理,站网密度和水文资料质量名列全国前茅。

从1978年国家和省人民政府建立科学技术研究奖励制度以来,该局共获得全国科学大会奖2项,国家级科技进步奖1项,省、部级科技进步奖21项,厅级科技进步奖40多项,获国家实用新型专利4项。在全国性或全省性公开发行的学术研究杂志上发表水文科学研究论文数百篇,这些科技研究成果大大地推动了浙江省水文水资源科学技术的进步。

随着近几年来政府部门信息化建设、管理体制的不断改革深入,为了适应新形式发展的要求,如何把政务信息与政府信息化建设有机地结合起来,全面、有利的推动全局“网上办公”工作的开展?如何通过应用系统使政务信息实现电子化传输,取消传真和纸质邮递报送信息?根据政务信息工作流程的需要,以提高工作效率为方针,通过应用系统来实现政务的公开化、透明化已成为政府机关在推进全市信息化建设的重要工作。2006年年初,浙江省水文局的各层领导迫切地感觉到作为一个省级文明单位,要使水文局信息化建设水平都能上一个台阶,就必须先从提升自身的信息化建设水平开始,而建立一个电子化审批、自动化办公,能够实现网上流程监控、网上查询、信息共享的电子政务系统,已迫在眉睫。

为此,2006年2月,由局综合办公室、相关技术部门主管亲自牵头成立了项目小组。这期间局领导找过很多管理咨询公司进行此次信息化建设的咨询和策划,最后将目光锁定在了协同软件上。在选型中,水文局提出了要在06年5月份完成这次协同项目的建设工作,这就要求厂商提供的协同软件具备实施周期短、易于上手使用的特点,这对于很多的协同软件厂商来说却是个棘手的需求。在与致远协创的接触过程中,水文局的相关领导还提出了复杂的公文协作流程,并要求与国家相关的公文流程制度相结合等一系列的功能要求,致远协创的售前顾问当场做成公文流转流程进行产品演示。致远协创协同产品在易用性上独具一格的工作流设计很快得到了很多领导的一致认可。

就这样,一个快捷、易用、易实施的A6协同产品最终打动了局信息化项目组成员,成功入驻浙江省水文局。

二.关键应用

浙江省水文局在A6协同管理系统上,成功构建了水文局全体人员的网上办公系统,通过流程的可视化、事件可控制、可监督的扁平化管理,即局领导可以随时查看下属部门工作的实时进度,及时发现问题,解决问题,提高管理效率。并通过标准化产品的实施与应用,满足水文局95%以上的协同办公管理的业务应用需求,关键应用如下:

1、协同管理

实现局行政办公流程的可自定义、可授权修改、可视化、可追诉的既严谨又灵活的管理。

2、印章管理

实现各部门可以网上申请用印,相关局领导通过协同管理系统进行审批,完成盖章审批手续。

3、公文管理

公文统计按照收发文时间排序显示,便于领导查询;公文传输顺向可逆,可以附加意见;公文传阅过程中,根据不同的角色、动作,附之不同的权限;可以按类别归档、查询。

4、文档管理

根据部门、人员、类别等维度进行文档分类存储;每周要情,按照固定的路径保存,通过文件映射的方式直接推送领导桌面,便于领导直接查阅;出差报告、水情报告等临时性文件,可以在协同过程中通过预归档的方式保存,便于随时进行动态跟踪与查阅。

5、局车辆管理

各部门通过网上填写出车申请单,由总务科进行网上审批,并能记录出车的使用情况,包括车辆的耗油统计、保险,损坏情况等。

6、时间与资源管理

对于每个办公人员的日程进行有针对性的透明化处理,让领导很容易知道直接下属的日程安排;计划申报,总结汇报全部网络化管理;会议管理,对于会议室进行制度化申请与审批,根据会议规模标准分配相应配置的会议室,对于会议室的占用情况定期进行统计分析。

7、公共信息管理

单位通知、公告能够在首页直接查询,并按照时间先后自动排序;有调查的工具,进行无记名投票管理;讨论区实名制,便于大家针对某一时间进行民主的沟通;公共信息可以按照级别发布。

8、整合内网

与现有网站、内部办公网的连通,进一步完善和加强协同管理系统的管理功能,整合“浙江水文信息网”,实现协同办公管理系统与网站通信,如在浙江水文信息网上可直接登录到协同办公系统当中。

三.应用效果

在应用A6协同管理系统之后,浙江水文局的内部管理和沟通得到了极大的提升,具体表现在以下三个方面:

1、通过A6协同可视化的模板和流程管理,定制局单位各种办公中所需的管理表单,将局单位中的各项规章制度、审批、报销等进行了有效的流程绑定,如集团综合办公流程模板、用印流程模板、车辆申请流程模板、员工借款的审批等,实现了信息共享和制度的真正贯彻、执行,规范内部管理行为,并方便局领导查阅和监督。

2、实现移动办公,通过与手机进行绑定的短信方式,轻松做到跨区域异地办公的协同应用需求,随时随地对信息进行接收、发布、查询,并做出快速响应,提高企业运作效率,同时节约异地办公费用。

3、实现了网上公文审批和原始公文流程操作一致性,大大降低了办公成本,提高了整个局机关的办公效率。

如今,浙江省水文局从日常办公到公文流转,从请示汇报到预算计划,已经完全没有以前“填表格,找领导,跑部门”的麻烦。上班后,部门员工只需打开电脑,登录A6协同,今天要做什么,跟踪哪些事项,最新公告、通知、讨论有哪些……一一清晰地呈现眼前,一天的高效工作就这样开始了。
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