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四川省有线广播电视网络股份有限公司成都分公司:提效内部管控
原来上班第一件事情是看邮件,查看今天的工作计划、安排、进度;之后上内网,看看集团内部、各分公司的新闻,了解兄弟公司的最新情况。然后开始一天的工作。工作中经常跑来跑去,排队、签字、盖章,总之都是忙忙碌碌的,原有的OA系统也无法帮助我们完成审批事项的处理等工作。而A6上线后,我们信息获取更加简便了,集团内所有新闻与各种公告都会在第一时间出现了屏幕的右下角,公司内部也不需要通过邮件来进行沟通了。而且A6审批功能还大大减少了审批盖章的来回跑腿工作,让我们可以用更多的时间来处理手头工作,而且整个办事审批效率也比以前大大提高。就是从下面分公司来成都出差,或者从总部到下面分子公司出差,也不会担心有什么事情忘记处理或者忘记带什么资料,因为所有资料都放在A6系统上,到目的地登录A6,就都可以看到了,简单方便。出差的时候如果没上新OA系统看一下,都觉得心里好像有个事情没放下……”成都市兴网传媒有限责任公司(以下简称成都兴网传媒)一位员工如此描述致远A6上线前后他的感受。

成都市兴网传媒有限责任公司成立于20047月,是由成都市国有资产监督管理委员会监管的国有股份制广播电视网络建设和运营企业,拥有有线广播电视网络干线近50000公里,注册用户160多万,是我国中西部最大的有线广播电视网络运营商之一。目前网络覆盖成都市金牛、高新、青羊、成华、锦江五城区和新都、青白江、金堂、龙泉驿、温江、郫县、都江堰、彭州、新津、双流、蒲江、邛崃、大邑、崇州等14个郊区县(市),在成都市有线电视网络占据绝对优势的市场份额。

企业管理升级 一把手来把关

成都兴网传媒作为成都地区最大的广播有线电视网络的运营商,旗下拥有5个分公司和17个子公司,在管理模式上,则采用集中管控的模式。即每个区(市)县的分子公司,管理当地的有线网络运营、维护以及收费等业务,但区(市)县分子公司的各种业务事项的申请审批则是由成都的兴网传媒总部来集中进行处理的。这在成都市内还不明显,而位于新都、都江堰、大邑等地的郊区县,其审批工作则往往需要花费相当多时间在往返路途上,这无形中降低了效率并产生了许多不必要的开支。同时,作为国有大型企业,兴网传媒日常管理所用的公文流转也面临着同样效率与费用问题。

以“兴生活、网精彩”为己任的成都兴网传媒,在内部变革的要求下,开始了新一轮的以提升办公效率为核心的信息化建设工作。特别是在汶川5.12特大地震中,兴网传媒领导班子在仅实施2个月的A6办公平台上进行了一次论坛讨论方式的紧急会议,及时有效地安排了地震时期的工作,有力地保障了当地电视、广播网络的正常运转。同时,此次网络论坛会议的召开,也大大提高了全公司各级领导对新OA办公平台的认识,加强了各地分子公司领导对上新OA平台的决心。为此,兴网传媒各部门主管领导历时半个月的时间,在兴网传媒总经理周捷良的带领下梳理本部门的工作流程,将兴网传媒所属各部门流程重新进行梳理,有力地保证了兴网传媒A6协同系统的实施进度。“这也相当于重新做了一次企业内部的规划”致远协创的实施顾问王忠华如此描述A6实施过程中的梳理。

高效运作 快速流转

“它最大程度地解决了我们公文流转的无纸化与审批流程的高效运作问题。”成都兴网传媒OA系统管理员黄浩一开始就表示了对A6协同的喜爱。

首先,A6完全解决了企业公文流转无纸化的要求,更有效地提高了企业公文收发的效率。之前,兴网传媒公文流转同其他企业一样,一般采用纸质公文邮寄或人工送达方式,时间长、费用高、易出错。以从集团总部发往各地的公文为例,原先纸质公文,从拟稿、审批、印制、封发在送达各分子公司,起码需要3天时间,而这其中大部分的时间都花在了邮寄的路途上、等待领导的审批上,而且还需要人工来进行封发、送达。而如果是下属单位的请示文,则时间就需要一周左右,遇到有些紧急的事务,只能是先电话告知,正式文件随后寄达。而如果领导外出,不在公司无法审批的情况,就直接影响到文件的流转速度。

A6上线后,兴网传媒的公文流转效率快速提高。目前,集团内部的发文已经完全放弃的纸质公文的模式,完全采用了电子化公文,从拟稿、审批、封发、交换、监督、督办等各个环节完全电子化处理,从根本上提高了办公效率,更有效地减少了人力成本(免去了拟稿审批、封发、送达所占用人工等)、时间成本(节约了公文在途时间、审批占用时间等)与办公费用(减少了纸张、印刷、快递等)的支出,为建设集约型企业作出了贡献。

其次,A6协同的应用,也极大地提高了兴网传媒内部管理审批效率。目前,兴网传媒的各种审批表单覆盖行政管理、网络建设、人力资源、财务、运营等部门。

“表单的应用,有效地规范了企业内部的管理制度,做到了流程清晰、管理明确,让成都兴网传媒的管理水准也达到ISO9000的管理要求。”

特别是分子公司到集团的各种审批单据,之前需要专人从下面县区来到成都集团总部进行审批,而且还需要清楚该事项是由哪个部门、哪个人负责审批,且需要清楚负责审批的人是否出差,集团内部的审批也是如此。这就导致审批效率低、进度慢、管理成本难以降低等诸多问题。比如财务单据审批,经常需要兴网传媒集团公司经理进行审批,而由于领导十分繁忙,经常出差,无法签字审批的事情时有发生。同时,原有纸质单据签字审批管理模式缺乏相应的流程控制与追溯机制,当出现问题时,推诿扯皮在所难免。

当采用A6协同后,成都兴网传媒在梳理清内部审批流程的基础上,将其固化在A6协同之内,再辅之以相应的管理审批表单,搭建起兴网传媒的网络审批软件的管理平台。在应用过程中,各种审批只要填写到对应的表单之中,不用清楚具体审批负责人是谁,他是否出差,只要点击发送,该审批就会按照事先设定好的流程由相关人员进行审批,免去了审批的奔波、占有人力、来回的费用,以及由于相关负责人无法审批而造成的延缓,只要访问互联网,登录到A6协同之中,这项审批就可以立即处理。办公效率大大提高,而且办公费用更是以看得见的速度减少。

应用数月见成效

短短几个月使用,A6给成都兴网传媒各级领导都带来了极大 “快感”,它的高效、便捷、使用简便都给使用过A6的人留下了深刻印象。特别是将个人办公桌面与公司信息发布平台的有机结合,让每一个使用OA的员工都能保证个人工作、单位信息获取两不误。集团公司以及分子公司的大量新闻、公告都通过OA平台来进行发送,这让全集团的员工都能在第一时间看到,这也让其原有的公司内部网站基本停用。

除了在新闻信息传递上具有无可比拟的优势,兴网传媒的A6协同平台还是目前成都传媒集团下属所有企业中,应用状况最好、使用人数最多、能够完成工作种类最多、工作效率提升最明显的OA办公平台。曾任职成都日报集团,现为成都兴网传媒集团总经理的周捷良,在2-3年前也曾在日报集团使用过一套OA系统,但效果不理想,因为领导无法知道下面的人在做什么,而现在则由于觉得信息太多了,将许多审批权利下放给副总,由副总处理即可。这也充分显示了兴网传媒A6协同平台应用的成功。此外,兴网传媒上级单位成都传媒集团在了解到兴网传媒A6协同应用效果后,也表示“在整个成都传媒集团中,至少有5-6OA系统正在应用,但都不理想,没有一套OA系统像兴网集团A6系统用的这么成功!”甚至成都传媒集团的董事会领导也在其中开通了账号,一同享受协同办公带来的工作“快感”。

目前,兴网传媒正准备对A6协同系统进行深化应用,在进一步完善公文以及固定模板协同审批模式的基础上,进一步深入挖掘A6协同平台的使用效果,提升公司内办公效率,实现A6平台的全员应用,为“兴生活、网精彩”的目标增添一份助力。

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