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中电投河南分公司:一机在手 A6协同随身走
这段时间,中电投河南分公司总经理王志平十分繁忙,一直在河南各地对分公司所属电厂进行工作检查。这不,六月的一天,在郑州刚刚完成对河南电力检修公司的检查后,他又奔驰在京珠高速,到北京中电投集团总部出席生产会议。

正在车上闭目养神的王志平,突然接到秘书打来的电话,说有一个紧急的申请需要请领导审批,已经通过协同发了过来。王志平随即挂掉电话,并没有向往常一样打开笔记本电脑,而是从容地在手机上面直接登录A6协同办公平台,迅速而沉稳地完成了审批程序。

A6协同搭载在PDA手机上,实现移动审批是中电投河南分公司协同深化应用的最新成果,这为中电投河南分公司的管理带来了快捷高效的便利。

快速部署:基础好,上线快

中电投河南分公司是中国电力投资集团公司二级分支机构,主营业务为电源的开发、投资、建设、经营、管理、组织电力生产、销售等,并负责中电投在河南企业的安全生产、市场营销、财务管理、资产保值增值等工作。

信息化建设一直是中电投河南分公司提升管理水平的一个重要支撑,而办公自动化是其中的一个重要方面。早在厂网还未分离的1998年,河南电力企业就开始使用联网分布式办公自动化系统。经过10年的推广发展,办公自动化日趋成熟。但随着企业发展以及管理的需要,特别是中电投河南分公司人员出差频繁,流动性较强,原来基于C/S架构OA办公系统已经不能满足远程和移动办公需要。在经过多种方案筛选之后,王志平最终拍板决定应用体验感觉好,且同分公司业务吻合,在中电投集团总部广泛应用的致远协创A6协同管理软件,作为办公自动化系统升级的最终选择。

中电投河南分公司A6协同上线后,采取了先试点,后全面铺开的快速部署模式。该分公司技术中心信息主管易予江介绍说,分公司在众多的基层企业中,选择了位于郑州的中电投河南电力检修工程有限公司,作为致远协创A6协同交换项目首家试点企业。经过两个多月试用后,在其他18家公司进行了推广。

对于一个已经使用多年OA系统的老企业来说,突然更换一套新的系统,要改变许多工作习惯,必然会有一定的阻力,这需要有一个逐步适应的过程。“不少人对新系统不认识,不理解,总觉得原来的系统好用。这是没有看到新协同里面蕴含的先进管理思想。”易予江对当初系统切换时候的状况还记忆犹新。“但通过利用各种途径,加强宣传培训,广大干部员工对新协同的科学性、先进性的认识不断增强,加之分公司发出专门文件,明确推进信息系统建设是各级‘一把手’工程,使新系统的推广工作得以顺利进行。”

中电投河南分公司专门制定了协同部署规划及“三步走”实施方案:第一步,分公司本部及19家基层企业3个月完成A6协同系统上线工作。第二步,实现各单位协同办公系统的相互联通,以便更好地进行协同工作。第三步,实现移动和远办公。

中电投河南分公司A6协同系统的快速推广,也得益于与致远协创的合作。他们精心协助分公司进行相关人员培训,实施了试点工作,并进行了本部系统的实施。在此基础上,由中电投河南分公司专业人员自行完成各基层企业系统项目的实施工作。“这样做的好处是,免除了内外沟通的过程,使整体实施进展极为顺利。”对于协同实施部署工作,易予江有着自己的切身体会。

深化应用:协同全交换,信息即时通达

协同就是在人、事件、资源之间的协调与联络,大家在协同平台上能够互联互通,协同的价值才能体现出来。中电投河南分公司的A6应用价值即源于此。

中电投河南分公司每家企业的A6都是独立部署的。但实现各单位相互联通,正是该公司实施方案中的第二步。

中电投河南分公司通过协同交换平台,实现了19套A6协同系统的全交换,有效地解决了电厂之间相互协同沟通,以及分公司领导经常要下基层解决指导下属单位的实际问题时的管理难题。同时,企业内部公文的发放和流转也变得更加简单,电厂的各种生产数据、效益指标以及各种申请审批表单等内容,都可以通过协同交换的方式,传递到其他电厂或在下属电厂兼职的分公司领导的协同办公系统当中。这样不仅降低了由于需要同时登录多个协同的繁琐和减少由此带来的易忘等管理空缺,更能够让整个分公司内部的协同更加畅通。

协同交换实现之后,中电投河南分公司紧接着向第三步——手机实现移动远程登录A6协同系统办公的方向发展。

“分公司领导非常关心各种生产实时数据、各种经营数据,过去都是给领导发短信报告,时效性不强,且很难得到最新的数据,需要频繁电话沟通,很不方便。此外,笔记本电脑也有其不方便之处,开会的时候的不可能随时登录系统、查找数据。所以,我们考虑手机办公,相当于把大终端变成了一个小终端,这样就实现了随时随地全天候,无处不在、无时不有这种办公效果。”易予江解释了开发移动办公系统的初衷。

经过几个月的研究和开发,中电投河南分公司将A6协同系统实现了在手机上的移动办公,还把生产调度数据查询也集成在A6移动协同系统当中,使得领导由原来被动获取数据,变成主动抓取数据,工作更加快捷高效。而3G的应用,则让手机移动办公更加流畅。目前,中电投河南分公司开发的A6协同手机版,已经将协同、公文收文、电子邮件、公共信息、公告、信息交换、附件查看等集成在一起,基本实现了“手机在手,协同随身走”的目标。

“一次,一位领导出差途中,在机场收到‘一个材料需要复核’的短信,他就用手机登录A6作了处理。这种不受时空限制,随时随地办公的方式,让各级领导非常满意。”

“现在,我们的生产调度数据、环保数据(如周发电量、煤耗、综合信息、脱硫指标等)的获取已经同A6协同系统结合在了一起。集团大指标分解到分公司,分公司再分解到电厂,电厂再分解到每个月、每周、每天,各级领导通过我们搭建的系统,随时随地看下手机,就对企业运行情况了如指掌。而且还可以随时通过电话、短信,发出工作指导意见,管理效率大大提高。”易予江对于移动协同办公平台的功效感到自豪。

优化管理:加强制度执行,增加协作效率

谈及协同系统的效用,易予江认为协同系统真正将协作性增强了,彻底地解决了大量工作人员频繁外出,公司内部工作效率下降的问题。

“过去的OA,是没有处理留痕的。比如报销,领导已经确认过,但财务部门说领导没有确认,我们很难讲清楚。而现在应用协同留有处理痕迹,处理结果一目了然,极大地增强了内部协同力,随着其功效的显现,也对协同系统的推广产生了极大的推动力。”

一谈起这些,易予江就如数家珍般地一一道来:

“过去领导出差在外,必须回来以后才能处理各种文件。而现在领导出差回来,文件就几乎没有积压,再也不用处理摆在办公桌上的一堆文件了。”

“一次,一位公司领导在北戴河开会学习期间,上线看到文书发来的一个公文,马上做了批复处理。这在以前是不可想象的。”

“当然,领导的使用热情和信息人员的大力推动仅仅是信息化应用成功的部分因素,还需要强有力的制度来保障。中电投河南分公司各企业建立了专门的协同办公管理办法,对员工什么时候注册、注销以及协同处理时间等都作出了明确的而具体的规定。”

“我们对协同的要求就是,上班、下班时必须查看信息;对文书或其他重要岗位人员,要求每隔一小时要查阅一次。此外,我们也即将通过短信系统,实现重要文档、协同的即时提醒。”

“管理办法规定每个月通报考核结果,如果协同处理时间超过规定的期限,大家都会知道。特别是现在笔记本电脑和上网卡乃至手机协同的普及,再以出差、外出办事、领导不在等理由再也搪塞不过去,使得办公效率得到大大提升。”

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