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数字化转型先行者:哈药集团

哈药集团有限公司(简称“哈药集团”)为中外合资企业,旗下拥有哈药股份、人民同泰两家上市公司,11家工业企业,2家商业流通企业及1家药物研究院。制药行业品种多、更新快,需要不断进行产品研发,且开发过程需要配备多种检测手段进行各种使用试验,试验周期长,装备复杂,不少试验项目涉及人体安全和环境影响。鉴于这样的行业背景, 药企在进行信息化建设时需要考虑很多因素,面临很多困难,可以说整个制药行业是应用信息化最慢的行业之一。

困难也是机遇,这也意味着一旦药企找到合适的信息化建设方案进行精细化管理,企业的整体效能将得到大大提高。因此,近些年哈药集团一直在不断探索,加深信息化投入,建设了供应链管理的企业资源计划(ERP)系统、生产制造执行系统(MES)、仓储管理系统(WMS)、实验室信息管理系统(LIMS)等。随着应用系统不断的全面和深入,应用系统如何进行高效协同的问题也接踵而至。如何将这些信息系统打造成可以合并助力的“航空母舰”,而不是各自为战的“散兵游勇”,助力企业数字化发展就成为更为关键的课题。

确定数字化转型整体方案 打通企业的“任督二脉”

哈药集团信息化已经走过了很长的一段路程,但这些年变化特别的快,随着产业的不断变化,以及企业快速发展的业务要求,信息技术的应用也不断更新,目前企业已经投入了大量硬件及软件,但这些硬件、软件大多独立分布应用,如何将这些投入变成可以为企业带来实质性变化的“福利”变成了重点讨论的话题。比如如何解决各地的系统之间数据不同步,集团和子公司信息不对称的问题;如何让各系统联动,既能让信息系统支持集团不断扩张的业务战略,又能快速的投入使用......

最终哈药集团确定了数字化转型的整体方案,在这个方案中,先有集团对于华为云的整体架构,使得未来硬件资源可以共用,再有SAP的软件业务整体应用,使得重点的财务、供应、人事环节得到整体控制,最后利用致远互联协同运营平台COP,连接各个业务系统,打通企业的“任督二脉”。

数据共享的协同运营平台 打造高效协作连接的一体化集团管理

基于这样的建设方案,哈药集团制定了信息化建设目标。首先通过整合资源,整合ERP、集团统一核算、招采等系统应用,通过协同运营平台COP打造信息平台入口,加强数据整合,加速数据资产流动,从而提升企业的运营效率。然后,优化整合之后的系统流程,提高业务执行率;最后,在业务通畅后实现业财一体化,实现采、产、销协同及业财一体,打造顺应时代发展潮流,具备移动化、智能化、可视化、全员化的信息管理平台。

集成平台建设

在哈药集团的整体云平台上,通过协同运营平台COP整合集团基础设施平台和软件平台,贯穿整个集团的大量业务系统,完成数据整合及深度业务应用,集成SAP、ERP系统完成流程审批及数据交互,连接集团及下属公司公文管理、通知公告、流程管理、移动应用等基础应用。

 

 

哈药集团系统架构图

 

主数据信息是各个系统的业务流程衔接、集成的基础,通过将SAP物料档案、成本中心、人员信息读取到协同运营平台,成功建立起两者之间核心主数据的集成和同步关系,为后续财务、HR等各类业务流程的集成打下了坚实基础。

在财务共享方面实现了SSF共享集成。通过协同端进行表单审批、流程控制,财务共享平台可自动调用审批结果,并自动更新工单状态,确保协同平台与财务共享平台实时集成,实现财务流程审批一体化。

HR与协同运营平台COP的业务集成,实现了两套系统的无缝对接,大量的人事业务应用从人力资源部门走到了各个业务部门,在减轻人力资源部门工作的同时,通过对多个系统的人员变更,人员年假,人员等级等信息自动判断填写人的提交的申请,提高了前端业务人员掌握信息的透明度。

 

 

SSF共享集成

 

工单管理

工单管理建立了整个集团针对工作任务的下发、分解、反馈机制,通过集团对各个部门任务的强管控,实现内部计划对称,各个业务单元对自己的任务完成情况及时汇报和分解,使得整个集团分工更加明确,任务执行情况从总体布局到执行末端更加可控。

 

 

工单下发

 

集团工作任务单的下发是由集团办公室按照领导要求进行的,做到工作事项领导“知会”、员工“接收”并“处理”,各层级工作人员都清晰掌握工作事项;各部门任务执行人完成任务后,可通过“部门工作任务单_反馈”关联所下发的任务,并根据实际情况填写完成状态、完成实际、完成说明、上传材料,提交反馈给上级;各单位工单管理员根据各部门任务的执行情况,通过“集团工作任务单_反馈”,关联集团当时下达的工单内容,填写完成状态、完成时间、完成说明以及支撑材料,提交至集团办公室工单任务下发人进行核对;集团工单下发人可以查询下发的所有工单,并且可以根据工单内容进行筛选和查询,查看工单完成情况,反馈情况等。

 

 

集团工单查询

 

预算管理

预算管理通过与SAP预算系统的对接,完成预算系统在全集团重点部门的应用,满足集团需要的非生服务类预算控制需求、非生物资预算控制需求、营销费用预算控制需求、个人差旅预算控制及携程集成需求,通过在SAP中进行编制预算及预算追加等,形成预算管控中台。

协同运营平台COP连接SAP的基础费用控制平台,通过协同的自定义表单、内容、规则的属性,建立个性化的业务模型。

 

 

预算业务方案

 

费用控制与协同本身的财务共享方案进行对接,通过申请,工单调用费控表单,打通费控管理与财务共享平台之间的业务对接。费控管理方案分为服务类费控方案、非资产类费控方案、营销费控方案。

 

 

营销费用预算控制

 

一站式商旅服务及报账管理

依托致远互联协同运营平台COP,哈药集团搭建了一站式商旅服务和报账管理平台,员工差旅出行、预定机票酒店全流程服务,根据行程信息自动生成报销信息,减少员工和财务人员工作量和人力、时间成本,提升工作效率,实现了企业的差旅政策的规范化执行和一体化管控。

员工可进行出差申请,为本人和他人订票,订票时按照出差申请的预算控制,传到携程时如果订票失败,可以取消并释放预算;在携程应用端也可以进行订票,订票时会进行管控。例如出差人员通过选择审批单进行预订,在结算前会根据规则表进行校验,如果符合条件可付款订票,如果不符合条件会显示弹窗提示不符合项,可修改订票条件或更换审批单。

在报账环节,系统可参照出差申请单生成报账工单,自动带出携程订单行程信息,根据差旅规则自动计算出差补助,还可以根据人员职级自动带出差旅标准,判断是否超额。

 

 

订票规则管控

 

协同运营平台COP将成为哈药集团数字化转型的持续助力

致远互联帮助哈药集团打造了一个信息透明、数据共享的协同运营平台,在其强大的集成能力和灵活的流程处理能力下,业务和管理全面连接,集团总部与分子机构之间上下同欲、全面协同,呈现出资源整合、流程统一、业财一体化的全新管理面貌。

面对自身产业布局不断加深,各方数据信息不聚合、运营流程难掌控成为企业发展的痛点,哈药集团以协同运营平台COP作为入口,联动 SAP HANA 系统,建构了SAP财务共享服务(SSF)、生产(PP)、招采中心(SRM)、人力资源(HR)、主数据(MM)及影像系统等与协同运营的深度集成应用,使协同运营平台与SAP之间形成了实时的“数据穿梭 精准管控”,真正达成资源整合、流程统一、业财一体化三大目标,简化了工作流程,降低了项目成本,实现了集团总部与分子机构的决策及时、执行高效,以及全程全域的中台管控能力。

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